Ferienverwaltung mit Powerapps

Ferienverwaltung mit Powerapps: Oftmals werden Ferien oder allgemeine Abwesenheiten schriftlich per E-Mail beantragt. Auch gibt es durchaus noch Antragsformulare auf Papier, davon wollen wir gar nicht mehr reden. Dabei kommt es vor, dass Anfragen glatt vergessen gehen oder nirgends notiert werden. Dies kann zu sehr unangenehmen Situationen führen.

Mit Hilfe von PowerApps zeigen wir dir, wie man, zum Beispiel, eine Ferienverwaltung mit Powerapps nutzt. Sie hat einen einfachen Aufbau und simple Workflows, die den Antragsprozess für verschiedene Abwesenheitstypen ermöglicht. Die App eignet sich für KMUs wie auch für grössere Unternehmen. Im Wesen macht man darüber die Verwaltung und Planung von Abwesenheiten.

Der simple Einstieg

Der Login Prozess erfordert keine lästigen Eingaben von Benutzer/Passwort, sondern man nutzt das Office Portal Login via SSO. Zudem ist es auch möglich, die App in Microsoft Teams zu nutzen, was ein paar Arbeits-Schritte (Klicks) einspart.

Die Rollenverteilung zwischen Mitarbeiter und Chef ist einfach und unkompliziert. Über ein Benutzer-Attribut wird die Rolle in der Azure AD hinterlegt. Dabei wird bei den Mitarbeitern das «Manager» Attribut für den jeweiligen Vorgesetzten definiert. Somit erkennt die App den Vorgesetzten automatisch in der App.

Ferienantrag

Das Aufrufen des Antragsformulars erfolgt direkt auf der Landing Page im Employee Modus. Im oberen Bereich wählt man einen Abwesenheitstyp aus. Dann das Datum und zum Schluss noch ein paar Worte an den Empfänger. Neben dem Datumswählfeld (Date Picker) erscheint der Saldo (Balance), welcher anzeigt, wie viele Tage für den jeweiligen Abwesenheitstyp noch übrigbleiben. Die Typen können individuell nach Wunsch und Bedarf angepasst werden. Ist das Formular ausgefüllt, wird es via Submit Button abgeschickt.

Approve or decline

In der Managerumgebung werden sämtliche Anträge auf der Startseite publiziert. Und wenn es mal unübersichtlich werden sollte, filtert man diese nach Status. An dieser Stelle werden gleichzeitig auch die ausstehenden Anträge genehmigt oder abgelehnt. Falls sich die Tage mit bereits genehmigte Ferien von anderen Mitarbeitern überschneiden sollten, wird man darauf hingewiesen. Zum Abschluss kann der Chef mit einem integriertem Mail Workflow die entsprechende Entscheidung noch begründen. Diese landet dann im Outlook Postfach des jeweiligen Antragsstellers.

Datenhaltung

Die Mini-Datenbank, basierend auf einem Excel File, wird im OneDrive betrieben. In einer überschaubaren Zahl an Tabellen kann man die Anträge oder Resttage für den jeweiligen User ganz simpel verwalten. Zudem werden Feiertage in der Datei abgelegt, welche in der Applikation unter Company Holidays erscheinen. Bei Bedarf kann auch eine Art Kalender in das App eingebaut werden. Dabei wird ersichtlich, welche Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt abwesend sind. Bereitgestellt wird diese App auf Basis eines lizenzierten Users, welcher mit der Sharing Funktion die Nutzungsrechte organisationsweit verteilen kann.

Die App ist rudimentär und bietet viele Möglichkeiten die Funktionen zu erweitern. Wir stehen gerne für Fragen oder Anregungen zur Verfügung.