airsight – Digitalisierung von Spend-Prozessen
Kunde: airsight GmbH
Branche: Luftfahrt
Firmengrösse: 50+ Mitarbeiter
Land: Deutschland
Jahr: 2024
Digitalisierung von Spend-Prozessen: Rechnungen & Spesen verarbeiten
Die airsight GmbH ist ein renommiertes und international tätiges Unternehmen der Luftfahrtbranche. Sie bietet weltweit Beratungs-, Engineering-, Inspektions- und Trainingsdienstleistungen an. Zu den Kunden zählen Flughäfen, Flugsicherungsorganisationen, zivile Luftfahrtbehörden, Projektentwickler, Energieversorger und andere Organisationen.
airsight stand vor der Herausforderung, seinen Mitarbeitern und der Administration ein effizientes und sicheres Spesenmanagement für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen zu ermöglichen. Mit weltweit verteilten Mitarbeitern und einem hohen Bedarf an sicheren und leistungsfähigen IT-Lösungen suchte airsight nach einer flexiblen und skalierbaren Lösung, um Mitarbeiter und Kunden effektiv zu unterstützen.
Wir durften airsight bei der Suche nach einer passenden Cloud-Lösung begleiten und gemeinsam eine Schnittstelle zwischen dem bestehenden ERP-System «CAS genesisWorld» und der neu eingeführten Spendmanagement Plattform «Payhawk» einführen. Azure Logic Apps überzeugten durch ihre Skalierbarkeit und Integrationsmöglichkeiten, weshalb sie als Schnittstelle das Mittel der Wahl waren.
Jeanette Dörries
Leitung Finanzen
Dank der nahtlosen Integration zwischen unserem ERP-System und der von TwinCap First implementierten Lösung für das Kreditkarten- und Spesenmanagement von «Payhawk» sparen wir viel Zeit und Ressourcen.
Diese preiswerte und rasch realisierte Schnittstelle ermöglicht ein effizienteres Handling und erhöht die Transparenz des Ausgabeprozesses erheblich, was unsere betriebliche Produktivität steigert.
Produkte
Service
Ausgangslage
Um den Anforderungen des weltweit agierenden airsight-Teams gerecht zu werden, ergaben sich einige Herausforderungen im Bereich des Spesenmanagements und der Eingangsrechnungsverarbeitung. Bisher wurden die Spesen manuell im ERP-System (CAS genesisWorld) auf die entsprechenden Projekte gebucht, was einen zeitaufwändigen Prozess darstellte. Zudem wurden Eingangsrechnungen ebenfalls manuell geprüft, was zu einem Medienbruch führte. Um diese Prozesse effizienter zu gestalten und den Mitarbeitern von airsight einen reibungslosen Ablauf zu bieten, wurde eine Lösung gesucht, die diese Aufgaben automatisiert und den Workflow vereinfacht und optimiert.
Dazu hat airsight sich entschieden, die Spendmanagement-Plattform „Payhawk“ einzuführen. Künftig sollten die Projektdaten von «genesisWorld» zu «Payhawk» automatisiert übertragen werden und die Transaktionen von Payhawk zurück als Spesen ins ERP übertragen werden und so auf die Projekte gebucht werden.
Herausforderungen
Die Herausforderung bestand darin, dass die Systeme „CAS genesisWorld“ und „Payhawk“ unterschiedliche Datenformate nutzen. Ausserdem sollen nur bestimmte Spesen in das ERP übertragen werden.
Darüber hinaus wird „CAS genesisWorld“ auf einer Azure Virtual Machine in einem separaten Netzwerk gehostet, so dass ein direkter Zugriff aus dem Internet nicht möglich ist. „CAS GenesisWorld“ ist auch nicht 24/7 verfügbar, so dass eine Puffermöglichkeit geschaffen werden musste.
Lösung
Damit die Daten unter den Systemen ausgetauscht und verarbeitet werden können, müssen die Daten bei der Übertragung in Echtzeit transformiert werden.
Um die ad-hoc Übertragung und Transformation zu gewährleisten wurden Logic Apps als Schnittstelle zwischen „Payhawk“ und „Genesis“ eingeführt.
Da das System „Genesis“ nicht 24/7 zur Verfügung steht, wurde zusätzlich eine Storage Queue eingeführt, die alle neu angelegten Belege aus Genesis sichert.
Über einen sogenannten Queue-Trigger (=Auslöser) startet der eigentliche Transfer-Prozess. Hierfür werden diverse Metadaten aus „Genesis“ und „Payhawk“ geladen und miteinander abgeglichen.
Ausserdem werden die Daten in das Genesis-Format transformiert. Die Transformation erfolgt über Liquid-Templates (Liquid Template Language), die sehr vielseitig für Datentransformationen verwendet werden können. Dabei wird ein Template vom Zielformat erzeugt und die Attribute der Quelldatei auf das Zielformat „gemapped“. Hierfür können sogar feldbasierte Validierungen/Bedingung etc. angewendet werden. Im Fehlerfall verbleibt der Datensatz in der Storage Queue und kann später nochmal verarbeitet werden.
Durch den Einsatz von Azure Logic Apps in Verbindung mit Liquid Templates konnte sehr schnell eine robuste Schnittstelle zwischen den beiden Systemen aufgebaut werden. Diese kann mit dem Azure Monitor auch einfach out-of-the-box überwacht werden.
