Unbenutzte Nummern in Teams umleiten
Um was geht es bei unbenutze Nummern in Teams umleiten?
Viele Firmen besitzen ein grossen Nummernblock. Oftmals hat dieser Block auch mehr Nummern, als effektiv genutzt oder einem Benutzer zugewiesen sind. Bei Austritten von Mitarbeitern müssen Sie nicht nur sicherstellen, dass E-Mails weitergeleitet werden, sondern auch darauf achten, dass Anrufe auf Direktnummern ehemaliger Mitarbeiter nicht ins Leere laufen. Sprich unbenutze Nummern in Teams umleiten.
Wie kann man dies abdecken?
Variante 1: Statische Liste führen
Viele von unseren Teams Direct Routing Kunden haben bei der Einrichtung den Wunsch geäussert, nicht zugewiesene Nummern, automatisch abzufangen und auf ihre Hauptnummer oder eine Ansage, umzuleiten. Damit wir dieser Anforderung gerecht werden konnten, haben wir Anfangs auf dem SBC eine Liste aller nicht zugewiesenen Nummern geführt.
Variante 2: Azure AD Abfragen
Damit wir die Liste nicht bei jedem Austritt eines Mitarbeiters nachführen müssen, haben wir von unserer SBC Plattform aus, eine Verbindung zu Azure AD hergestellt. Mittels der Graph API können wir dann prüfen, ob die Nummer einem Benutzer zugewiesen ist oder nicht. Wenn Die Nummer keinem Benutzer zugeordnet ist, wird der Anrufer auf die Hauptnummer umgeleitet. Auf diesem Weg muss jeweils nur die Telefonnummer in den Kontakt Details des Azure AD Benutzers stehen. Somit kommen Direktanrufe direkt zum Benutzer.
Variante 3: Neu mit Teams Bordmitteln
Seit einigen Wochen gibt es bei Microsoft Teams die Möglichkeit, nicht zugewiesene Telefonnummern aus einem Nummernblock speziell zu behandeln.
Verhalten bei Anrufen auf nicht genutzte Nummern
Schauen wir uns erst einmal an, wie so eine Nummer aussieht, welche keinem Benutzer oder Resource Account zugewiesen hat und wenn es noch keine spezielle Behandlung solcher Nummern gibt.
Im Teams Admin Center unter den Reports können Sie sehen, dass bei einem solchen Anruf kein Display Name und keine SIP Adresse verfügbar ist.
Als Fehlercode erhalten Sie ein “404” (not found) zurück, da es keinen User mit dieser Nummer gibt.
Einrichtung via PowerShell
Die Einrichtung kann zurzeit erst via PowerShell vorgenommen werden.
Unbenutzte Nummern können entweder auf einen Ressource Account oder eine Ansage umgeleitet werden. Eine Ansage können Sie z.B. dann verwenden, wenn Sie dem Anrufer eine Nachricht abspielen möchten, dass die Nummer zurzeit nicht in Betrieb ist. Der Anrufer muss dann allerdings selbst auflegen. Daher empfehlen wir Ihnen in jedem Fall auf einen Resource Account umzuleiten. Auf diesem Weg können Sie die Ansage über einen Auto Attendant abspielen und dann automatisch auflegen. Das entsprechende Cmdlet heisst “New-CsTeamsUnassignedNumberTreatment”
Resource Account selektieren
Wählen Sie zunächst den Ziel Resource Account aus. Dieser kann entweder mit einem Auto Attendant oder einer Call Queue verknüpft sein.
$ResourceAccount = Get-CsOnlineApplicationInstance | Where-Object {$_.PhoneNumber -notlike «»} | Select-Object DisplayName, UserPrincipalName, PhoneNumber, ObjectId | Out-GridView -Title «Choose the target resource account…» -PassThru
$TargetResourceAccount = $ResourceAccount.ObjectId
Nummer oder Bereich definieren
Sie können entweder für eine einzelne Nummer oder für einen Bereich ein neues Treatment erstellen. Weiter müssen Sie dem Treatment auch eine Priorität zuweisen.
Das Pattern, bzw. das Muster wird mit einer Regular Expression definiert. Dies ist eine weitverbreitete Methode in der Programmierung, um Zeichenfolgen auf ein bestimmtes Muster zu überprüfen.
Beispiel für die Prüfung auf eine einzelne Nummer:
$Pattern = «^\+41445124078$»
Dieses prüft nur auf die Nummer +41445124078
Beispiel für die Prüfung auf einen gesamten Nummernblock:
$Pattern = «^\+414451240\d{2}$»
Dies prüft auf alle Nummern, welche mit +414451240 beginnen und von 2 Ziffern gefolgt sind. Also 00-99. Sie können dieses Pattern auch verwenden, wenn Ihr Block z.B. nur von +414451240-59 geht. Da Sowieso nur Anrufe aus Ihrem Block zu Ihrem Tenant geroutet wird, werden sowieso nur Nummern aus Ihrem Block umgeleitet.
Treatment erstellen
Der folgende Befehl enthält die Variablen, welche oben definiert wurden. Dies erstellt ein neues Treatment welche alle nicht benutzten Nummern auf einen Resource Account umleitet, welche im Bereich von +414451240 00-99 liegen.
New-CsTeamsUnassignedNumberTreatment -Identity «Unassigned Number Routing Resource Account» -Pattern $Pattern -TargetType ResourceAccount -Target $TargetResourceAccount -TreatmentPriority 1
Zugewiesene Nummern, welche sich ebenfalls in diesem Bereich befinden sind natürlich nicht betroffen. Diese werden wie gewohnt direkt zum Benutzer geroutet.
Validierung
Es kann einige Stunden dauern, bis die Änderungen wirksam werden. Sobald dies geschehen ist, können Sie in den Reports sehen, dass die Nummer als nicht benutze Nummer erkannt und umgeleitet wurde. Der Anruf auf die unbenutzte Nummer ist mit “dr_unassigned_in” gekennzeichnet. Der weitergeleitete Anruf auf den Resource Account wird normal mit dem blLabel “dr_in_bot” geloggt.
Fazit
Das Einrichten von Unassigned Number Treatments erleichtert Ihnen den administrativen Aufwand bei Mitarbeiter Austritten. Zusätzlich ist jederzeit sichergestellt, dass Anrufe nicht ins Leere laufen, wenn Nummern oder Benutzer entfernt wurden. Nach der einmaligen Einrichtung müssen Sie sich um nichts mehr kümmern. Sobald Sie einem Benutzer eine Nummer zuteilen, wird diese nicht mehr umgeleitet, sondern direkt zum Benutzer geroutet. Durch das Setzen von Prioritäten ist es sogar möglich, z.B. eine einzelne Nummer auf eine Ansage zu leiten, obwohl Sie Teil des Bereichs ist und alle anderen Nummern auf einen Resource Account umgeleitet werden.
Ihre bestehenden Treatments können Sie mit folgendem Befehl abfragen:
Get-CsTeamsUnassignedNumberTreatment
