Microsoft Teams ist längst mehr als nur ein Chat-Tool. In vielen Unternehmen ersetzt es klassische Telefonsysteme und wird zur zentralen Kommunikationsplattform. Doch wer Teams auch als Telefonie-Lösung nutzt, merkt schnell: Standardmässig bringt die Plattform einige Einschränkungen mit – vor allem bei der Anrufverwaltung und der Integration von Kontakten. Genau hier setzen die Add Ons von TwinCap First an. Sie machen Teams zur echten Business-Telefonie-Lösung!
Mit der Integration von Microsoft Teams Phone können Nutzer:innen ganz normal telefonieren. Teams wird dabei zur Cloud-Telefonanlage. Über einen SIP-Trunk oder über Microsoft Calling Plans lassen sich Gespräche ins öffentliche Telefonnetz (PSTN) führen. Klingt gut – doch die Schwächen liegen im Detail.
Teams greift standardmässig auf das Microsoft 365 Adressbuch zu. Das bedeutet: Nur Kontakte, die im eigenen Outlook oder im Azure Active Directory gespeichert sind, stehen zur Verfügung. Externe Kontakte, CRM-Daten, Lieferantenkontakte oder individuell gepflegte Kundendatenbanken? Fehlanzeige.
Wer also nicht alle Kontakte im Outlook gespeichert hat, sieht bei eingehenden Anrufen oft nur eine Nummer – kein Name, keine Firma, keine Zuordnung. Das führt zu Rückfragen, verpassten Chancen oder zu schlechterer Erreichbarkeit.
Zudem ist das Pflegen von Kontakten in Microsoft 365 umständlich. Es gibt keine zentrale Verwaltung, keine Berechtigungsstrukturen, keine intuitive Oberfläche für mehrere Nutzergruppen.
Auch in Sachen Anrufverwaltung ist Teams nur begrenzt leistungsfähig. Es können keine Notizen zum Anruf erfasst oder weitergeleitet werden. Und die Anruf-Weiterleitung ist nicht intelligent – etwa auf Basis von Verfügbarkeit oder Zuständigkeit.
Call Queues (Anrufwarteschleifen) in der Teams Telefonie sind eine grossartige Möglichkeit, Anrufe zu steuern und gleichzeitig an mehrere Benutzer:innen zu verteilen. Einen Nachteil gibt es jedoch: Man sieht in Microsoft Teams keine verpassten Anrufe.
Auch das Telefonieren mit dem Smartphone ist ohne die Teams App nicht möglich – gerade für den Aussendienst oder Kundenberatung ist es zentral, dass sie mit der eigenen Teams-Nummer auch unterwegs telefonieren können.
Eines der grössten Mängel bei der Microsoft Teams Telefonie? Bei externen Anrufen ist nicht ersichtlich, wer anruft. Gerade wenn Unternehmen an eine CTI-Lösung gewohnt sind, fehlt diese Funktion beim Wechsel auf Microsoft Teams Phone.
Kurz: Für Einzelpersonen mögen die Standard-Funktionen von Microsoft Teams reichen. Für Support-Teams, Empfang, Vertrieb, Hotlines oder grössere Unternehmen reichen die Funktionen aber nicht. Teams Telefonie verbessern – das geht jetzt ganz easy.
Hier kommen die Easy Plattform Produkte von TwinCap First ins Spiel. Die Add-Ons, die genau dort ansetzen, wo Microsoft Teams an seine Grenzen stösst.
Easy Directory erweitert Microsoft Teams um eine leistungsfähige, zentrale Kontaktverwaltung.
Alle Kontakte an einem Ort
Mit Easy Directory lassen sich Kontakte aus verschiedenen Quellen zusammenführen: CRM-Systeme & ERP (Voraussetzung: Contact Synch), Excel-Dateien, lokale Adressbücher oder interne Kontakte. Alles fliesst in ein zentrales Verzeichnis – und wird in Microsoft Teams verfügbar gemacht.
Der Vorteil: Beim eingehenden Anruf wird sofort erkannt, wer anruft. Namen, Firma, Zuständigkeiten – alles ist sichtbar. Das verbessert nicht nur den Service, sondern spart auch Zeit.
Integration ohne Aufwand
Die Lösung ist cloudbasiert und vollständig mit Microsoft Teams kompatibel. Die Einrichtung erfolgt schnell, die Bedienung ist intuitiv. IT-Abteilungen schätzen die einfache Verwaltung, Fachbereiche die verbesserte Übersicht.
Für Empfang, Hotline, Sekretariat oder Vertriebsteams braucht es mehr als nur ein einfaches Telefon. Easy Console ist die perfekte Ergänzung zu der Telefonie in Microsoft Teams, wenn es um professionelle Anrufsteuerung geht.
Anruf-Weiterleitung und Verfügbarkeit
Easy Console zeigt, wer aus dem Team verfügbar ist. Anrufe lassen sich gezielt dorthin weiterleiten, wo sie bearbeitet werden können. Dank Favoriten-Listen und Gruppierungsmöglichkeiten der internen Kontakte lassen sich die zuständigen Mitarbeitenden schnell finden.
Perfekt für die interne Kommunikation
Quick-Actions für Anrufe, Chats und E-Mails steigern die Effizienz der internen Kommunikation. Konfigurierbare E-Mail-Vorlagen standardisieren die Kommunikation und erleichtern den Austausch im Team.
Aufgaben und Tasks geraten nicht in Vergessenheit
Dank Easy Console gehen Aufgaben nicht mehr vergessen. Du kannst während dem laufenden Telefon-Gespräch einen Planner Task oder einen Outlook Task erfassen. Dabei werden Informationen aus dem Gespräch direkt in den Task übernommen. Auch kannst du einen Anrufer als Kontakt speichern. Mit einem Klick (Create Contact) öffnet sich der Dialog mit abgefüllter Nummer und du erstellst umgehend einen Outlook Kontakt.
Mit Easy Lookup siehst du bei externen Anrufen in Microsoft Teams, wird dich gerade anruft. Das Add On funktioniert auf dem Smartphone (oder anderen mobilen Geräten), im Browser oder in der Teams App. Das gilt auch für Anrufe über die Warteschleife (Call Queue). Easy Lookup ist die moderne Version von CTI (Computer Telephony Integration) für Teams aus der Cloud! Hinweis: Die Anruferkennung funktioniert nur mit TwinCap First als Telefonie-Provider.
Der Easy Call Report ermöglicht eine umfassende Anruf-Historie bei verpassten Anrufen in Call Queues. Das Add On zeigt auf einen Blick auf, ob die Person schon einmal angerufen und mit wem das Gespräch stattgefunden hat. Auch kannst du Notizen zum Anruf erfassen, damit alle Mitarbeitenden immer umfassend informiert sind.
Easy Mobile Connect ist eine Erweiterung deiner bestehenden Microsoft Teams-Telefonnummer. Das Add On ermöglicht dir direkt von deinem mobilen Gerät zu telefonieren. So kannst du alle deine Anrufe (auch die internen Teams Calls) auf deinem Mobile-Phone führen. Dazu musst du nicht einmal die Teams App für Calls nutzen. Und das Beste: Deine Teams-Telefonnummer behältst du. Hinweis: Easy Mobile Connect funktioniert nur, wenn TwinCap First als Telefonie-Provider dient.
Microsoft Teams ist eine starke Plattform. Doch bei der Telefonie im Unternehmensumfeld zeigt sich schnell, dass die Standardfunktionen nicht ausreichen. Wer professionell telefonieren möchte, braucht mehr: Mehr Übersicht, mehr Kontakte, mehr Steuerung.
Mit den Easy Plattform Produkten von TwinCap First wird aus Microsoft Teams eine vollwertige Business-Telefonie-Lösung – flexibel, intuitiv und effizient. Wer seine Kommunikation zukunftssicher gestalten möchte, kommt an diesen Erweiterungen kaum vorbei.
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