Microsoft 365: Neue Einstellung zum Datenstandort – bis 14. Dezember 2026 prüfen

Microsoft führt eine neue Tenant-Einstellung ein, die festlegt, ob Ihre Microsoft-365-Kundendaten in der Schweiz gespeichert bleiben oder regional innerhalb der EU Data Boundary abgelegt werden dürfen. Die Einstellung ist standardmässig deaktiviert. Wer nichts unternimmt, akzeptiert damit stillschweigend die regionale Speicherung ab dem 14. Dezember 2026. Für Schweizer Unternehmen mit Anforderungen an den Datenstandort gehört dieser Punkt jetzt auf die To-do-Liste.

Worum geht es bei den neuen Einstellungen?

Mit der Einstellung «Store Microsoft 365 customer data in-country» erhalten Organisationen die Wahl zwischen zwei Varianten: Die Kundendaten bleiben im Land des Tenants (also in der Schweiz), oder Microsoft darf sie regional innerhalb der EU Data Boundary speichern. Microsoft begründet den Schritt mit der Sicherstellung einer leistungsfähigen Infrastruktur im EU/EFTA-Raum.

Wichtig: In beiden Fällen verlassen die Daten die EU Data Boundary nicht. An den Zusagen zu Datenschutz, Sicherheit, Compliance und Verschlüsselung ändert sich nichts. Was sich ändert, ist einzig die Frage, ob «Schweiz» oder «EU/EFTA-Region» als Speicherort gilt.

Erfahre mehr zum Thema unter Data residency setting, Microsoft Product Terms – Privacy and Security und EU Data Boundary.

Der Zeitplan im Überblick

• Ab 14. September 2026: Die Einstellung ist im Microsoft 365 Admin Center sichtbar und kann angepasst werden. Es beginnt eine 90-tägige Prüffrist
• Bis 14. Dezember 2026: Der Datenstandort bleibt unverändert – unabhängig davon, was in der Einstellung steht
• Ab 14. Dezember 2026: Die gewählte Einstellung wird wirksam. Ist sie noch deaktiviert, darf Microsoft die Daten regional innerhalb der EU Data Boundary speichern

Welche Länder und Microsoft-Dienste sind betroffen?

Betroffen sind Tenants in der Schweiz, Deutschland, Frankreich, Norwegen und Schweden. Die Einstellung gilt für Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Microsoft Teams, Microsoft Copilot und Microsoft Copilot Chat – also praktisch für alle Dienste, in denen geschäftliche Daten liegen.

Stolperfalle: Der Rückweg dauert bis zu sechs Monate

Die Einstellung lässt sich jederzeit ändern, auch nach dem Stichtag. Wer die In-Country-Speicherung aber erst nach dem 14. Dezember 2026 aktiviert, muss mit einer Rückführung der Daten rechnen. Diese kann laut Microsoft rund sechs Monate dauern. Wer den Datenstandort Schweiz braucht (etwa wegen regulatorischer Vorgaben, Kundenverträgen oder dem eigenen ISMS), sollte die Entscheidung deshalb vor dem Stichtag treffen und nicht erst dann, wenn ein Auditor danach fragt.

To-do-Liste für die IT

1. Einstellung prüfen: Im Microsoft 365 Admin Center unter Settings > Org settings > Organization profile > Data location > Commitments den aktuellen Stand kontrollieren
2. Anforderungen klären: Mit Compliance, Datenschutz und Geschäftsleitung abstimmen, ob der Datenstandort Schweiz vertraglich oder regulatorisch vorgeschrieben ist (z. B. FINMA-Regulierung, Kundenverträge, ISO-27001-Kontext)
3. Entscheiden und dokumentieren: Einstellung bewusst aktivieren oder deaktiviert lassen – und den Entscheid inklusive Begründung in der Dokumentation festhalten
4. Frist einhalten: Anpassung bis spätestens 14. Dezember 2026 vornehmen, um die sechsmonatige Rückführung zu vermeiden

Unsicher, welche Einstellung für dein Unternehmen die richtige ist? Wir unterstützen dich gerne bei der Einschätzung und der Umsetzung in deinem Tenant – kontaktiere uns!