User Manager PowerApp

Eigenschaften eines Benutzers (Attribute) werden in Azure Active Directory (Azure AD) üblicherweise durch IT-Administratoren bearbeitet. Möchte ein HR-Mitarbeitender eigenständig Benutzer (Attribute) anpassen, also ohne Hilfe der IT und ohne Administratorenrechte, kommt die User Manager PowerAppsins Spiel. Der User Manager ist eine von TwinCap First erstellte App, basierend auf PowerApps. Berechtigte Mitarbeiter können ohne Administrationsrechte, definierte Azure AD Benutzerattribute, selbständig bearbeiten. Das klingt komplizierter als es tatsächlich ist.

User Manager

Mit PowerApps stellen wir ein GUI zur Verfügung, welches dem HR-Mitarbeiter erlaubt die Attribute sämtlicher Azure AD User-Objekte anzupassen. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie die App aufgebaut ist.

Suchfunktion

Die User Manager PowerApp verfügt über eine Suchfunktion, welche in der Azure AD die passenden Objekte (Benutzer) sucht. Diese werden anschliessend, in diesem Fall auf 15 Einträge limitiert, in einer Liste dargestellt.

User suchen

Objekt Attribute

Wird ein Objekt ausgewählt, wird die zugehörige Information geladen und dargestellt. Dies sind in die zwei Kategorien Job Info und Contact Info. Mit einem Klick auf den edit-Button wird die entsprechende Kategorie zur Bearbeitung freigeschaltet.

Change Attribute of user

Zu den Attributen, die der Mitarbeitende bearbeiten kann, gehören:

  • Job Titel
  • Department
  • Manager
  • Office
  • Street
  • ZIP
  • City
  • State
  • Country
  • Mobile Phone

 

Wurden die entsprechenden Attribute bearbeitet, wird mit Update Properties der ganze Hintergrundprozess zur Editierung gestartet.

Hintergrundprozess

Der Mitarbeiter triggert einen Flow in Power Automate, der die Daten entgegennimmt, verarbeitet und mittels HTTP-Request an einen neuen Flow weitergibt. Dieser prüft erst die Authentifizierung und wenn diese erfolgreich verlaufen ist, werden die Daten weiterverarbeitet. Diese Informationen werden anschliessend mittels Graph API in der Azure AD in das entsprechende User-Objekt geschrieben. Ebenfalls kümmert sich der Flow noch um das Manager-Attribut, falls bei dem etwas geändert werden muss.

Manager Saving

Ist der Prozess erfolgreich durchgelaufen, wird dem Benutzer dies mittels Erfolgsmeldung bestätigt.

Saved Settings

Im Anschluss daran kann er auswählen, ob ein weiterer Mitarbeiter bearbeitet werden soll oder er kann die App direkt schliessen.

Manager Optionscreen

Schlusswort

Mit der User Manager PowerApps kann der Mitarbeitermanagement-Prozess vereinfacht werden. Die IT muss nicht jedes Mal angefragt werden, wenn Attribute geändert werden müssen. Gleichzeitig können HR-Mitarbeitende auch nur ausgewählte Attribute verändern, wodurch keine Gefahr von versehentlichen, kritischen Änderungen entsteht. Mit Graph API wird eine moderne Schnittstelle als Zugang zur Azure AD verwendet und mit der Active Directory OAuth der Zugang geschützt. Die durch den Einsatz dieser Applikation entstandene Vereinfachung des Prozesses lohnt sich für Ihr Unternehmen, um einerseits die IT von administrativen Tasks zu entlasten und andererseits kostbare Zeit einzusparen.