SharePoint Online Backup & Restore

Was Microsoft im Hintergrund macht

• Microsoft macht alle 12 Stunden einen Backup aller Site Collections
• So kann Microsoft bis auf 14 Tage zurück, Daten wiederherstellen
• Zudem kann Microsoft jeweils «nur» die ganze Site Collection unter der ursprüngliche URL wiederherstellen (bestehende Daten werden also überschrieben)
• Ein solcher Restore kann nur über einen Service Request, welcher über das Office 365-Portal eröffnet werden muss, realisiert werden
• Bis ein solcher Restore von Microsoft durchgeführt wurde, können gut und gerne 2 – 4 Tag vergehen

Restore von Site Collections

Das Wiederherstellen von Site-Collections kann vom Site Collection Administrator auch selbst durchgeführt werden. Sofern sich eine Site Collection dann noch im Site Collection-Papierkorb befindet. Nach 30 Tagen werden Site Collections aus dem erwähnten Papierkorb endgültig gelöscht. Löschungen von SharePoint-Inhalt aus Sites, Listen, Libraries oder Folders werden zuerst in den «Papierkorb» (First Stage Recycle Bin) verschoben. Eigene Daten kann ein Benutzer bis auf 93 Tage zurück selber wiederherstellen oder auch vom Papierkorb löschen. Zu bemerken ist, dass die Daten im Papierkorb zu den Storage Quotas angerechnet werden.

Daten, welche vom Papierkorb gelöscht werden, landen im «endgültigen Papierkorb» (Second Stage Recycle Bin). Dort werden die Daten nach maximal 93 Tagen nach ihrer effektive (ersten) Löschung entfernt. Ab diesem Zeitpunkt sind die Daten unwiderruflich gelöscht. Die Daten im «endgültigen Papierkorb» werden nicht der Storage Quota angerechnet. Wiederherstellungen aus dem endgültigen Papierkorb können vom Site Collection Administrator durchgeführt werden

Spätestens beim Löschen aus dem Second Stage Recycle Bin wird auf die
maximale Retention-Time von 93 Tagen aufmerksam gemacht

Eine weitere erwähnenswerte Wiederherstellungs-Methoden unter SharePoint Online ist das «Versioning», welches automatisch aktiv ist und es einem erlaubt per default bis auf 500 Versionen eines Dokumentes zurück zu greifen. Natürlich kann von SharePoint Online jederzeit via Windows Explorer ein Offline-Backup erstellt werden. Diese Methode ist jedoch schwerfällig, zudem verliert man die Meta-Daten auf Dateien, die durch ein Offline Backup gesichert wurden.

Aufgrund der bis hierhin beschriebenen Möglichkeiten kann mal leicht die wichtigsten Nachteile der Backup/Restore-Möglichkeiten identifizieren:

• Die Generationen wiederherstellbarer Daten sind begrenzt (zwischen 14 und 93 Tagen)
• Daten die man wiederherstellen muss, können nicht granular zurück gesichert werden, viel mehr werden bestehende Site Collections unter möglicherweise aktiv genutzten URL’s überschrieben

Veeam Backup for Microsoft 365

Unter SharePoint On-Premises schliessen an dieser Stelle 3rd Party Backup-Tools die Lücken. Jedoch sind dieselben Tools aktuell nicht oder noch nicht für SharePoint Online zu gebrauchen. Anstatt nun Link-Sammlung von potentiellen Anbietern aufzulisten, stellen wir einen Anbieter vor. Wir arbeiten für Microsoft 365-Backup und Restores mit Veeam Backup as a service. Respektive haben mit dessen Lösung schon dutzende Kunden bedient. Die Werkzeuge der Cloud-Lösung von Veeam bestechen durch eine äusserst einfache Bedienung und höchst interessanten Funktionalitäten (dies trifft für SharePoint Online, OneDrive for Business aber auch Exchange Online und zu):

• Die Sicherungen können mehrmals täglich erfolgen
• Die Sicherungen können bis zu definierten Zeitspannen oder unlimitiert aufbewahrt werden
• Der Backup der Daten erfolgt auf sicheren Azure Storage oder nach Wahl auch bei anderen Anbietern / Georedundant
• Gelöschte oder neu erstellte Daten wie Site Collections oder Mailboxen werden automatisch erkennt und nicht mehr, bzw. eben neu gesichert

Fazit

Wer SharePoint Online nutzt, dem stehen, ohne das hinzufügen von 3rd  Party-Tools, limitierte Backup/Restore-Möglichkeiten zur Verfügung. Wer diese Limitationen überwinden möchte, entsprechende Anforderungen im Bereich Aufbewahrungspflicht hat oder schlicht eine einfache Methode zur granularen Wiederherstellung von Daten aus SharePoint Online und OneDrive for Business will, sollte  sich mit Office 365 kompatiblen Zusatzlösungen wie z.B. derjenigen von Veeam befassen.

Liebe Blogleser/innen, Sie haben den obigen Blogartikel gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen entwickeln sich Cloud und SaaS Lösungen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bereits überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, haben wir Ihnen anbei den Link zu unserer Backup Seite mit allen aktuellen Informationen zu der Veeam Backup Lösung bereitgestellt.