Eine eigene Business-App um papierbasierte Informationen und die mehrfache Erfassung von Daten endlich abzulösen, war bisher schlichtweg sehr teuer und aufwändig. Mit PowerApps hat uns Microsoft ein Tool zur Verfügung gestellt, mit dem es sich endlich lohnt, sich Gedanken über eine eigene Business-Apps zu machen.

In diesem Teil der PowerApps-Serie stelle ich Ihnen die von uns entwickelte Reparatur-App vor. Doch erst erkläre ich Ihnen ganz kurz, was denn PowerApps eigentlich ist und wer darauf zugreifen kann.

1. Was ist eigentlich PowerApps?

PowerApps ist ein Teil des Office365 Pakets und bereits ab der Business-Lizenz als PowerApps Plan 1 verfügbar. Falls Sie Office 365 nicht besitzen, kann PowerApps Plan 1 auch separat erworben werden. Für weitere Funktionen, mehrere Custom Connectors, etc. steht der PowerApps Plan 2 zur Verfügung.

Mehr zur Lizenzierung finden Sie auf PowerApps.

Mit PowerApps können einerseits «modellgesteuerte Apps» oder sogenannte «Canvas-Apps» erstellt werden. Was eine Canvas-App genau ist, werde ich Euch gleich erklären. Auf die «modellgesteuerte App» werde ich dann in einem späteren Beitrag eingehen.

Was ist eine Canvas App?

Ohne dass Sie Code in einer traditionellen Programmiersprache wie C# schreiben müssen, ist es nun möglich eine branchenspezifische Canvas-App zu erstellen.
(Nun ja, sobald es eine etwas komplexere App werden soll, ist es von grossem Vorteil, wenn man über Programmierkenntnisse verfügt.)

Die Canvas-App dient vor allem als Graphical User Interface (GUI), um Daten auf SharePoint, in einer Excel-Tabelle, SQL Datenbank, etc. zu erfassen, bearbeiten oder darzustellen. Diese Aufzählung ist natürlich nicht abschliessend, denn es können Cases wie Meetings erstellen, Personen verwalten, Bestellungen erfassen, Ferienanfragen erfassen, Belege erfassen und noch sehr viel mehr abgedeckt werden.

Eine Canvas-App lässt sich für Mobile Devices oder für Desktop Geräte erstellen. Zudem kann sie den Benutzern auch direkt in SharePoint, Power BI oder in Microsoft Teams zur Verfügung gestellt werden.

Wer kann auf PowerApps zugreifen?

Eine mit PowerApps erstellte App kann von jeder Person verwendet werden, die sich im Azure Active Directory Ihres Unternehmens befindet und für die die App freigegeben wurde.

2. Die Reparatur-App

So, nun kommen wir zum praktischen Teil. Vor kurzer Zeit durfte ich für einen Kunden aus der Immobilien-Branche eine App zur Reparaturverwaltung für die von Ihnen verwalteten Immobilien entwickeln.

Ausgangslage

Bisher erfassten die Hauswarte die Mängel jeweils auf Papier. Anschliessend kümmerten sie sich um die Reparatur oder sie boten die entsprechende Servicestelle auf. Sobald das defekte Objekt wieder repariert war, war der Fall abgeschlossen. Dadurch war es vor allem der Geschäftsstelle weder möglich einen Überblick über die aktuellen und die vergangenen Reparaturen zu behalten (z.b. Zuweisung von Rechnungen aus solchen Aufträgen) noch Statistiken zu erstellen oder eine praktikable Stellevertretungslösung zu haben.

Aus diesem Grund erhielten wir den Auftrag mit PowerApps eine App zu entwickeln, um das Handling in Zukunft zu verbessern und die Daten digital zu erfassen.

Lösung

Um das Bedürfnis des Kunden abzudecken, wurde eine Lösung mit PowerApps und SharePoint Online entwickelt. Dabei können die Hauswarte den Schadenfall mittels App auf das entsprechende Immobilien Objekt erfassen (Text, Photos etc.), die offenen Fälle dann tracken, den Status updaten, das Serviceunternehmen zuweisen, den Reparaturtermin hinzufügen, etc.

Reparatur-App Auftragsübersicht

Zusätzlich können auch sämtliche Unternehmen, die als Servicestellen dienen, erfasst und die Kontaktdaten hinterlegt werden. Durch die neue Lösung mit der Reparatur-App hat auch die Verwaltung einen Überblick über alle Reparaturfälle, ob offen oder schon geschlossen. Da sich die Daten in einer SharePoint-Liste befinden, lassen sie sich einfach nach Excel exportieren und Statistiken erstellen.

Sehen Sie im Video wie die App funktioniert.

Filter(Table, Formula1 [, Formula2, … ]) – Was bedeutet das denn?

Dies bedeutet in Bezug auf die Reparatur-App, dass wenn die Siedlung ausgewählt wird, nur die Liegenschaften der ausgewählten Siedlung zur Auswahl stehen – ein sogenanntes Cascading Dropdown.

PowerApps Cascading Dropdown

Wie Cascading Dropdowns erstellt und was für Funktionen benötigt werden, stelle ich Ihnen im nächsten Teil der PowerApps Serie vor.

Schlussworte

Meiner Meinung nach erlangt PowerApps in Zukunft eine immer grössere Bedeutung. Die Erstellung einer Business-Anwendung wurde durch die PowerApps-Plattform erheblich vereinfacht. Wenn man unter anderem sieht, wie intensiv Microsoft aktuell an der Plattform arbeitet und stetig Neuerungen rausbringt, stehen wir erst am Anfang.

Bis zum nächsten Mal,
Sascha