PowerApp für Bestellungen

PowerApp für Bestellungen leicht gemacht

PowerApp für Bestellungen – vereinfache deine Abläufe im Einkauf. Seit unserem letzten App Blog aus der PowerApps Palette sind bereits wieder einige Tage vergangen. Nun ist es wieder an der Zeit für die nächste Lösung.

Der Andwendungsfall

Im Wesen geht es um eine PowerApp für interne Bestellungen. Die Applikation dient der Verarbeitung und Überwachung von Artikelbestellungen. Ein kurzes Beispiel: Bevor die gewünschte Hardware für den Kunden beim Lieferanten bestellt wird, muss in vielen Fällen zuerst das OK der Einkaufsabteilung oder des Vorgesetzten erfolgen. In solchen Situtationen wird oft viel Zeit verloren. Es wird hin und her gemailt, über die Preise diskutiert, fehlende Informationen ergänzt usw. Bei grösseren Volumen geht da rasch die Übersicht verloren wo, was, für wen bestellt wurde und an wen geliefert oder verrechnet werden soll.

Damit soll Schluss sein. Mit der PowerApp für Bestellungen erfasst Du die gewünschte Anzahl an Artikeln als Sammelbestellung im App und schickst es zur Genehmigung ab. Die genehmigende Stelle wird benachrichtigt und kann die Bestellung in der App per Knopfdruck genehmigen. Zudem allenfalls auch ergänzen/korrigieren oder auch zum Besteller zurücksenden wenn etwas nicht passt. Ist der Approval-Prozess durch, können die Artikel beim Lieferanten bestellt werden. Welche Stellen involviert sind, kann flexibel konfiguriert werden.

Neue Bestellung

Die Angaben des gewünschten Artikels in den passenden Feldern abfüllen:

• Titel, Bezeichnung
• Link zum Artikel (Shop, Disti usw.)
• Menge
• Interne Projektnummer (Für die Weiterverrechnung)
• Einstandspreis ohne MwSt.
• Vorgeschlagener Verkaufspreis ohne MwSt.

Wurden alle Artikel erfasst, wird die Bestellung mit dem «Send» Button eingereicht.

Im Anschluss wird in der verbundenen SharePoint Liste eine Änderung durchgeführt. Mit der Änderung werden zwei Statuswerte automatisch gesetzt.

• Bestellstatus auf «pending»
• Lieferstatus auf «ausstehend»

Genehmigungen

Wurde die Bestellung durch den Antragssteller verschickt, erhält die prüfende Stelle eine EMail, dass ein neuer Bestelleingang vorliegt. In diesem Schritt überprüft die prüfende Stelle die bestellten Artikel und erteilt eine Freigabe/Ablehnung oder eine Korrektur. Dabei wird die Bestellung aufgerufen, in der jeder einzelne Artikel mit den Angaben, nochmals kontrolliert wird. Wurde die Bestellung genehmigt/abgelehnt/angepasst, erhält der Antragssteller eine Benachrichtigung via EMail zum Bestellstatus.

Meine Bestellungen

Jeder Benutzer hat einen Bereich, in dem er seine Bestellungen sieht. Dabei kann er zwischen offenen oder abgeschlossenen Bestellungen filtern. Durch den Einkauf kontrollierte Bestellungen, welche zurückgesendet worden sind, erscheinen hier mit dem neu aktualisierten Bestellstatus. Wurde ein Artikel beispielsweise abgelehnt, benötigt der Besteller Informationen über den Ablehnungsgrund. Diese Angaben können unter dem «Info Icon» aufgerufen werden. Danach kann er die gewünschten Änderungen vornehmen. Ist die Bestellung angekommen, kann der Lieferstatus auf «geliefert» gesetzt werden, um die Bestellung abzuschliessen.

Mit der PowerApp für Bestellungen stellt man sicher, dass nichts vergessen oder falsch bestellt wird. Ebenfalls hat die App eine Schnittstelle um Bestellungen für die Verrechnung an die Buchhaltung oder ein ERP zu übergeben. PowerApp – eine Plattform und viele Möglichkeiten.