Office Vorlagen aus SharePoint

Office Vorlagen aus SharePoint

Office Vorlagen aus SharePoint: Corporate Identity oder die Erstellung, Publizierung und Speicherung von Dokumenten, Dateien, Bildern, Videos im Namen des Unternehmens ist eine wichtige Angelegenheit.

Praktisch jedes Unternehmen verfügt über Richtlinien, um sicherzustellen, dass alle öffentlichen Dokumente einheitlich sind und den Vorgaben an Inhalt und Aussehen entsprechen.

Vorlagen im Filesystem versus Office Vorlagen aus SharePoint

Klassisch werden diese Vorlagen direkt im Filesystem auf dem Server, respektive im Vorlagenordner des Clients abgelegt. Die Benutzer können dann in der Office Applikation oder direkt im Explorer über einen Doppelklick die Vorlagen von Word, Excel, PowerPoint etc. öffnen und es wird ein neues Dokument auf Basis dieser Vorlagen erstellt.

Mit Office 365 sind viele Unternehmen inzwischen ohne Server unterwegs, benötigen aber trotzdem eine zentrale Vorlagenlösung. Dies ist lösbar mit sogenannten SharePoint Vorlagen Libraries.

Überblick über SharePoint-Vorlagen-Libraries

Wenn Sie Organisations-Vorlagen-Libraries konfiguriert haben, können Endbenutzer die Vorlagen in Ihrer Organisation nutzen und diese direkt in den Office Desktop Applikationen öffnen. Sie können zum Beispiel Bilder, Logos, Dokumente usw. ganz einfach aus diesen Speicherorten auswählen.

Wenn Sie die Option zum Einfügen eines Bildes auswählen, sehen Sie ausserdem die Option «Organisation», die Ihnen einen einfachen Zugriff auf die von der Organisation genehmigten Medien ermöglicht.

Was muss man machen?

Hierfür müssen Sie lediglich SharePoint Libraries für Organisationsressourcen einrichten. Sie können bis zu 30 Libraries als Vorlagen-Library hinzufügen und Sie können diese Dokument-Libraries auch nach diesem Vorgang, wie gewohnt, verwenden.

Zudem haben Sie die Option, mehrere Libraries nach Typ der Vorlage zu Klassieren. Zum Beispiel für Word Vorlagen, Excel, PowerPoint und Bildern usw. Diese Libraries sollten sich alle in einer Websitesammlung befinden.

Verschiedene Arten von Organisationsressourcen (Vorlagen)

Derzeit gibt es hauptsächlich zwei Arten von Organisations-Vorlagen, die Sie für alle Benutzer in Ihrer Organisation einrichten können. Office-Vorlagen und Bilder.

Bilder: Logos und Fotos sind die Art von Dateien, die unter diesem Typ von Organisations-Vorlagen verwaltet werden können. Wenn ein Benutzer einen Webpart einer Modern SharePoint-Site hinzufügt und das Dateiauswahlfenster öffnet, kann die Option «Organisation» gewählt werden. Sie können dann die Libraries durchsuchen, die Sie als Vorlagen-Library der Organisation festgelegt haben.

Office-Vorlagen: Dies ist von Bedeutung, wenn ein Benutzer eine Office-Datei erstellt. Die Benutzer können dann auf die von Ihrer Organisation festgelegte Registerkarte klicken, um die von Ihrer Organisation eingerichteten Standardvorlagen auszuwählen. Dies funktioniert in den Desktop Versionen von Word, Excel und PowerPoint.

Wie man eine Library in eine Organisation Assets Library umwandelt

Um die Organisation Library zu konfigurieren, müssen Sie die SharePoint Online Management Shell verwenden. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Library in eine Organisation Assets Library zu verwandeln.

1. Erstellen Sie eine neue Website oder wählen Sie eine vorhandene Website für die Speicherung Ihrer Organisationsressourcen
2. Sie können dafür jede Art von Site verwenden. Dabei kann es sich um eine Kommunikationssite oder eine moderne Team-Site handeln, die mit einer Office 365-Gruppe verbunden ist
3. Danach müssen Sie die Berechtigungen der Site anpassen. Sie können nun die Personen hinzufügen, die Dateien hochladen können. Sie können als Owner der Site oder Office 365-Gruppe oder als Mitglieder (Members) der Site hinzugefügt werden.
   Alle anderen Personen, die auf die Vorlagen zugreifen sollen können, müssen Sie als Besucher zu der Website hinzufügen
4. Bilder und Office-Vorlagen in eine Dokumenten-Library hochladen
5. Laden Sie nun die neueste Version der SharePoint Online Management Shell herunter. Sie müssen sich mit SharePoint als Global Admin oder SharePoint Admin in Microsoft 365 verbinden
6. Führen Sie den folgenden PS Befehl aus:

Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl

Details zum PS Befehl:

URL der Library: URL der Library

Thumbnail URL: URL des Bildes, Hintergrund des Dateiauswahlfensters welches angezeigt werden soll.

OrgAssetType: ImageDocumentLibrary und OfficeTemplateLibrary sind die verfügbaren Optionen. Ohne Angabe, wird die Library automatisch als Bild-Library festgelegt.

CdnType: Wenn Sie CdnType nicht angeben, wird standardmäßig ein privates CDN aktiviert. (CDN = Content delivery Network)

Die Library, die Sie angegeben haben, wird nun als Organisations-Vorlage-Library eingerichtet. Nachdem die Organisations-Vorlage-Library erfolgreich eingerichtet wurde, können Sie unter den Vorlagen zwischen den Standard Office Vorlagen und den Verlagen des Unternehmens auswählen.

Standard Office Vorlagen:

Vorlagen des Unternehmens: