Automatisches Printing mit PowerAutomate: Die Fakturierungs-Lösung unseres Kunden ermöglicht das Versenden von E-Mail-Rechnungen als PDF direkt aus der Lösung, soweit so gut, nichts Spektakuläres. Herausforderung des Kunden war aber nun folgende:
E-Mail und automatischer Druckvorgang
Der Kunde wollte jeweils beim E-Mail Versand automatisch noch eine Kopie der Rechnung auf Papier drucken, dies ohne jedes Mal die Rechnung von Hand zu öffnen oder die Datei nochmals zu bearbeiten. Da kam uns die Idee dies über den sogenannten HP ePrint Service zu lösen um automatisches Printing mit PowerAutomate zu ermöglichen. Ein Standard Dienst, den HP bei vielen Druckern gratis anbietet.
Im Prinzip wird der Drucker bei HP online registriert als EPrinter und man erhält für diesen Drucker eine eindeutige E-Mail-Adresse, über welchen der Drucker erreichbar ist. Man schickt dann eine PDF oder ein Foto via Mail an diese Adresse und der Inhalt der Mail wird gedruckt. So die Theorie.
Wir nahmen an, wir könnten beim Versand der Mail die Adresse des Rechnungs-Empfängers und auch gleich die Mail-Adresse des HP ePrinters angeben, um alles in einem Aufwasch zu erledigen. Doch leider funktioniert das nicht, weil der der ePrint-Service nur eine einzige Mail-Adresse als Adressat akzeptiert, sowie dummerweise auch noch die Mail inklusive Text in welchem sich das PDF befindet, mitgedruckt wird.
Um dieses Hindernis zu umgehen haben wir über Power-Automate (a.k.a Microsoft Flow) einen Workflow erstellt.
Dieser übernimmt die folgenden Aufgaben:
Löscht die Mailadresse des Kunden aus dem Mail
Löscht den Text im E-Mail
Der Workflow sendet nun nur noch das Attachement (Rechnung PDF) an den HP ePrint-Service weiter und dieser druckt die Rechnung aus.
Insofern keine Rocket Science aber eine einfache Lösung die schnell gemacht ist und keine grossen Kosten verursacht. Automatisches Printing mit PowerAutomate – simpel oder nicht? Falls Sie auch eine Idee haben oder besser gesagt eine Lösung suchen. Dann melden Sie sich doch bitte bei uns, gerne prüfen wir dann gemeinsam ob es eine Möglichkeit gibt dies mit Office 365 zu verwirklichen.
Beitrag teilen
Bleib auf dem Laufenden.
Abonniere unseren Blog und verpasse keinen Beitrag mehr. Wir spammen Dich nicht zu, sondern informieren Dich nur über neue Beiträge.
Diese Beiträge könnten dich ebenfalls interessieren
Bester Anbieter für Microsoft Teams Telefonie in der Schweiz – TwinCap First
Kommunikation muss heutzutage flexibel, effizient und einfach sein – unabhängig vom Standort oder Gerät. Genau das bietet Microsoft Teams Telefonie. Doch nicht alle Anbieter ...
Unterwegs auf Kontakte zugreifen: Easy Directory macht Microsoft Teams Telefonie mobil
Immer mehr Unternehmen setzen auf Microsoft Teams Telefonie. Die Gründe liegen auf der Hand: Teams ist längst nicht mehr nur ein Chat- oder Meeting-Tool ...
TwinCap First ist Luware Gold Partner – für bessere Kundenkommunikation mit Microsoft Teams
Unternehmen nutzen heute Microsoft Teams nicht nur für Chats und Meetings. Auch die Telefonie läuft zunehmend über Teams – intern und extern. Bei TwinCap ...
Security Operations Center von TwinCap First: 24/7 Schutz für deine IT-Sicherheit
In der heutigen digitalen Welt sind Unternehmen täglich Cybergefahren ausgesetzt. Phishing, Ransomware und gezielte Angriffe nehmen stetig zu. Besonders Microsoft 365, Cloud-Arbeitsplätze und mobile ...
Buche einen Microsoft Teams Meeting Termin bei Christoph Schoch. Nach der Buchung erhälst du eine Termineinladung. Dort findest du einen Link für das Teams Meeting. Natürlich kannst du uns auch gerne eine E-Mail schreiben oder uns direkt anrufen.