Microsoft Teams Shared Channels

Microsoft Teams Shared Channels

Microsoft Teams Shared Channels: Microsoft hat im Juli 2022 die Verfügbarkeit von Shared Channels kommuniziert.  In diesem Blog-Post zeigen wir Ihnen, worin sich ein Microsoft Teams Shared Channel, von einem normalen Channel (Kanal) in Teams unterscheidet und welche möglichen Anwendungsszenarien es gibt.

Kollaboration über die eigene Firma hinaus

Das wohl spannendste Feature von Shared Channels, ist die Möglichkeit, auch Benutzer einer anderen Organisation in einen Channel einzuladen. Bisher musste man entweder einen Guest Account hinzufügen oder sich mit den reduzierten Features eines Gruppenchats begnügen, wenn man mit Personen aus einer anderen Organisation kollaborieren wollte.

Channels bieten gegenüber Gruppenchats wesentliche Vorteile, wenn es darum geht die Kommunikation durch Apps, Integrationen oder Dateien zu erweitern.

Doch bevor wir uns diese Funktion anschauen, setzen wir uns zuerst einmal mit der internen Kollaboration auseinander.

Standard vs. Microsoft Teams Shared Channels

Die Grundlage für ein Microsoft Teams Team ist in jedem Fall eine Microsoft 365 Gruppe. Eine Microsoft 365 Gruppe kann auch ohne Team erstellt werden, ein Team aber nicht ohne Gruppe. Deshalb sind jeweils auch alle Mitglieder der Microsoft 365 Gruppe Mitglied des Teams und umgekehrt. Alle Members (Mitglieder) und Owners (Besitzer) eines Teams können jeweils alle Standard Channels sehen.

Beim Erstellen einer Gruppe oder eines Teams wird jeweils automatisch eine SharePoint Site angelegt.

Hierbei handelt es sich um eine Microsoft 365 Gruppe ohne Teams. Es gibt trotzdem eine SharePoint Site für diese Gruppe.

Beim zweiten Beispiel handelt es sich um eine Microsoft 365 Gruppe mit Teams. Auch hier gibt es eine SharePoint Site, welche mit Teams verknüpft ist.

Speicherorte von Channels

Unser Team sieht aktuell so aus: Es gibt drei Channels: General, Shared Channel und Standard Channel.

Wenn wir nun die SharePoint Site öffnen, sehen wir, dass es in der Site des Teams jedoch nur zwei Ordner in der Site Library (Bibliothek) gibt, obwohl das Team drei Channels hat.

Der Ordner vom Shared Channel ist dafür unter den Ordnern aufgeführt, welche sich in den Channels befindet. Weil Shared Channels nicht zwingend dieselben Member haben müssen, als das Team, zu welchem ein Shared Channel gehört, wird hier eine separate SharePoint Site erstellt. Dies ist auch daran zu erkennen, dass im SharePoint Admin Center eine Channel Site angezeigt wird. Ein Team ohne Shared Channels hat keine Channel Sites.

Members von Shared Channels

Dies bringt uns gleich zum nächsten Thema. Im ersten Teil haben wir darüber gesprochen, dass jedes Mitglied der umhüllenden Microsoft 365 Gruppe auch automatisch Mitglied im Team und somit auch Mitglied bei allen Standard Channels ist. Bei Shared Channels ist dies anders. Beim Erstellen eines Shared Channels müssen ein oder mehrere Owner (Besitzer) definiert werden.

Hier gilt das gleiche Prinzip wie bei normalen Teams. Owner (Besitzer) haben die Rechte, um Mitglieder dem Shared Channel hinzuzufügen oder zu entfernen. Man kann sich dies auch wie eine Art „verschachteltes“ Team vorstellen. Zu beachten ist, dass nur Team Owner Shared Channels erstellen können.

Unser Team sieht also aktuell so aus:

Es gibt insgesamt drei Members. Wobei die Benutzer «Richard» als Owner und «Bertram» als Member des Shared Channels definiert sind. Der Benutzer «Dinesh» ist nur Member vom Team und nicht vom Shared Channel.

Dies bedeutet, dass nur die beiden Benutzer «Richard» und «Bertram» den Shared Channel in Teams sehen können.

Der Benutzer «Dinesh» hingegen sieht nur den General und den Standard Channel.

Microsoft Teams Shared Channels vs. Private Channels

Das Prinzip von Shared Channels ist vorerst nicht allzu unterschiedlich zu demjenigen von Private Channels. Zumindest was die Datenablage und Struktur auf SharePoint betrifft. Denn auch bei Private Channels wird eine separate Channel Site erstellt, damit nur die Mitglieder des Private Channels und nicht alle Mitglieder des Teams Zugriff auf den Channel und die Dateien haben.

Es gibt jedoch einen wesentlichen Unterschied: Owner von Private Channels können nur Mitglieder des jeweiligen Teams hinzufügen. Bei Shared Channels hingegen kann jede beliebige Person aus der eigenen Organisation hinzugefügt werden.

Hier können Sie sehen, dass dem Shared Channel nun noch der Benutzer «Gavin» hinzugefügt wurde, obwohl dieser gar nicht Teil des Teams ist. Dieses hat nach wie vor nur die drei Mitglieder.

Shared Channels mit externen Mitgliedern

Konfiguration in Azure AD

Standardmässig kann ein Benutzer aus einer anderen (externen) Organisation nicht einfach so in einen Shared Channel eingeladen werden. Damit dies gelingt, müssen die Administratoren beider Tenants die sogenannte B2B Direct Connect Konfiguration vornehmen. Es muss also zwingend eine Abstimmung beider Tenant Admins stattfinden.

Die folgenden Schritte sind in beiden Tenants auszuführen.

Fügen Sie im Azure AD unter External IdentitiesCross-tenant access settings die Partner Organisation hinzu.

Konfigurieren Sie danach die Inbound und die Outbound Access Einstellungen für B2B direct connect. Wählen Sie jeweils Allow Access für External users and groups und für Applications aus.

Wenn Sie möchten, können Sie die Applications auf Office 365 beschränken.

Benutzer zu Shared Channel einladen

Bei unseren Tests hat das Einladen eines externen Benutzers nur dann funktioniert, wenn sich der externe Benutzer bereits bei den Teams Kontakten des einladenden Benutzers befunden hat.

Dieses Beispiel zeigt, dass ein Benutzer, welcher noch nicht bekannt ist, nicht eingeladen werden kann.

Am einfachsten geht dies, wenn Sie vorher kurz einen Chat mit dem externen Benutzer starten.

Da der Benutzer nun in den Teams Kontakten vorhanden ist, kann er auch in den Shared Channel eingeladen werden.

Shared Channel User Experience (Externer Benutzer)

Der externe Benutzer (in diesem Fall Alex) erhält direkt in Teams eine Benachrichtigung, dass er zu einem Shared Channel eingeladen wurde. Bevor er dem Channel beitreten kann, muss er aber noch die benötigten Berechtigungen erteilen.

Danach sieht er das Team und den Shared Channel der anderen Organisation bei seinen restlichen Teams, mit einem Hinweis darauf, dass dieses Team zur Organisation „Datacenter 3“ gehört.

Mitglieder des Shared Channels können nun über den Channel miteinander chatten, kollaborieren, an Channel Meetings teilnehmen oder auch zusammen an Dateien arbeiten, als wären Sie beide Mitglieder in derselben Organisation. Die Dateien, Chat Nachrichten und alles was über den Channel läuft, wird natürlich in der Organisation abgespeichert, in welcher der Shared Channel erstellt wurde.

Fazit

Microsoft Teams Shared Channels sind eine grossartige Erweiterung, um die Kollaboration in Teams Channels zu erweitern. Einerseits können so auch Members zu einem Channel hinzugefügt werden, welche nicht Teil des Teams sein sollen und andererseits kann man auf diesem Weg relativ einfach einen Channel erstellen, in welchem Mitglieder verschiedener Teams oder Organisationen Mitglieder sind.

Der grösste Vorteil liegt jedoch darin, dass sich Shared Channels, resp. die übergeordneten Teams aus anderen Organisationen direkt bei den eigenen Teams einordnen lassen. Somit ist es nicht nötig, ständig die Organisation in Teams zu wechseln, wie das der Fall wäre, wenn ein Guest Account benutzt wird.

Weiter lösen Shared Channels das Problem mit Guest Accounts, dass jeweils nicht immer klar ist, welches nun ein externer User und welches ein Guest User ist, oder dass einfach der falsche User bei der Suche ausgewählt wird. Bei Shared Channels werden nämlich keine Guest Accounts in Azure AD erstellt.

Dafür dürfte es aus administrativer Sicht etwas schwieriger werden. Da kein Guest Account im eigenen Azure AD angelegt wird, ist nicht auf Anhieb ersichtlich, welche User Zugriff auf die eigene Organisation über einen Shared Channel haben. Wie bei allen anderen Features und Services setzten auch Shared Channels eine gute Planung und Umsetzung voraus, damit man später nicht den Überblick verliert.