Es ist schon wieder soweit, seit unserem letzten „Tip of the Week“, ist bereits wieder eine Woche vergangen. Diese Woche erschlagen wir gleich zwei Fliegen mit einer Klappe!

Beim heutigen Tipp geht es darum, 

  1.  Wie man die Standard Ansicht beim Öffnen des Windows Explorers von „Schnellzugriff“ auf „Dieser PC“ ändern kann.
  2.  Sowie gleichzeitig einfach und schnell eine hübsche Schritt für Schritt Anleitung mit Screenshots dazu erstellt, ohne viel Zeit zu verlieren.

Als Vergleich sehen Sie hier im ersten Screenshot die von Windows standardmässig geöffnete Ansicht.

Alternativ gibt es die Möglichkeit, diese auf die klassische Ansicht „Dieser PC“ zurück zu stellen. Auf diese Weise öffnen sich direkt Ihre Laufwerke und Sie müssen nicht jedes Mal zuerst auf „Dieser PC“ klicken, um zu Ihren Laufwerken zu gelangen. Perfekt für Personen wie mich, welche gerne die Kontrolle über Ihre Dateien und dessen Speicherorte haben.

Als IT-Concierge betreuen wir viele Geschäftskunden rund um Ihre IT-Lösungen. Da kommt, auch mal die Frage auf, wie man die Laufwerksübersicht im Windows Explorer wieder als Standard zurück bekommt.

Deshalb haben wir eine Schritt für Schritt Anleitung mit eindeutigen Screenshots für unsere Kunden und auch Blog Leser erstellt. Doch das Erstellen einer Doku kann unter Umständen auch sehr zeitaufwändig sein, besonders wenn man noch die entsprechenden Schaltflächen farbig umranden möchte etc.

Um bei diesem Problem Abhilfe zu schaffen, respektive Zeit zu gewinnen, haben wir das bereits in Windows integrierte Tool „Steps Recorder“ (Deutsch: Schrittaufzeichnung – einfach im Start Menu „Steps Recorder“ oder „Schrittaufzeichnung“ eingeben) verwendet. Das Tool wurde eigentlich dazu entwickelt, um gewisse Computerprobleme zu reproduzieren und aufzuzeichnen, es lassen sich aber auch einfach und effizient Anleitungen erstellen, wenn man weiss wie.

Damit Sie sich auch darunter etwas vorstellen können, zeigen wir Ihnen gleich ein Beispiel, wie eine solche Anleitung aussehen könnte. Hinweis: Die Anleitung hat mehrere Seiten, nutzen Sie zum wechseln der Seiten bitte die Pfeiltasten am Ende des eingebetteten Dokumentes.

PSR Explorer

 

Wie Sie sehen, haben wir also eine Anleitung mit 10 Schritten bzw. 10 Mausklicks welche durch den Benutzer ausgeführt werden. D.h. 10 Screenshots inklusive grüner Umrandung. Und das beste daran? Das ganze hat uns nur ca. 10 Minuten gekostet.

Wer schon einmal eine Anleitung in Word erstellt hat, kennt bestimmt auch das lästige Verhalten, dass die farbigen Rahmen, welche man zuvor mühevoll hinzugefügt hat, beim nächsten Zeilenumbruch sich wieder selbstständig machen und verrutschen (ausser man macht es richtig natürlich, aber das ist auch aufwändig).

Dies kann wirklich frustrierend sein, so frustrierend, dass man sich vielleicht sogar dazu entscheidet, die Rahmen gänzlich weg zu lassen. Dies zu Lasten des Lesers der Anleitung. Mit der Screenshot-Funktion der Schrittaufzeichnung passiert Ihnen das jeden Falls nicht mehr.

Wer nun die Anleitung einem Kunden oder im Intranet zur Verfügung stellen möchte, braucht aber dennoch etwas zusätzliche Arbeit zu leisten um die erstellten Screenshots, Beschreibungen und evtl. auch das Corporate Design etwas zu optimieren. Wie die Anleitung oben vor dem bearbeiten ausgesehen hat, also die Ausgabe der Schrittaufzeichnung in unbearbeiteter Form, sehen Sie hier:

Schrittaufzeichnung Ausgabe (Unbearbeitet)

 

Da die Schrittaufzeichnung (Step Recorder) wie gesagt, eigentlich dazu entwickelt wurde um Probleme aufzuzeichnen, werden verschiedenste Log Informationen mit ins Dokument geschrieben. Diese sind aber eher unschön und die Anleitung wirkt unpersönlich. Wie Sie auch diesen Task im Handumdrehen meistern können und die überflüssigen Informationen entfernen oder abändern können – so wie dies der Fall in der ersten Anleitung ist, zeigen wir Ihnen gerne in einem weiteren Blog Post. Natürlich kann man schlussendlich auch nur die automatisch erstellten Screenshots verwenden um diese in eine allenfalls schon vorhandene Anleitungsvorlage einzufügen. Wir hoffen, das Ihnen dieser kleine „Geheimtipp“ auch in Ihrem Alltag weiterhilft.