Shortcut Feature in SharePoint

Shortcut Feature in SharePoint

Shortcut Feature in SharePoint: Dir ist ist die Synchronisierung zwischen SharePoint und OneDrive sicher bekannt? Gemeint ist einen Ordner anwählen, dann den Synch starten? Kurz darauf sind die Dateien in der lokalen Explorer Umgebung bereit. Seit einigen Monaten bietet SharePoint eine neue Synchronisationsmöglichkeit an. Die Rede ist vom Shortcut Feature in SharePoint.

Via Shortcut in die Library

Das klassische Synchronisierungsverfahren kann man auf zwei Arten starten. Entweder über eine Richtlinie oder der Benutzer holt sich den gewünschten Ordner selbst in seine Umgebung. Dabei bindet man ausgewählte Ordner in die organisationsbezogene OneDrive Struktur ein. Sprich das Shortcut Feature in SharePoint lässt allein den User entscheiden, welcher Ordnerbereich innerhalb der Dokumentenbibliothek in das lokale Umfeld gesyncht wird. In diesem Rahmen wird der gewünschte Ordner in der SharePoint Bibliothek selektiert und du führts die Funktion «Add Shortcut to My files» aus. Dieselbe Funktion kann auch über das gegebene Symbol auf Höhe des Ordner gestartet werden.

Klickt man auf den «My files» Link, öffnet sich die persönliche OneDrive Online Umgebung. Dabei kommt man zur Schlussfolgerung, dass SharePoint mit dieser Funktion den gewünschten Ordner in eine Art aktive Verknüpfung zum effektiven SharePoint Inhalt verwandelt. Anders als beim bekannten Synchronisations-Prozess, bindet sich das selektierte Shortcut Ordnerelement in die persönliche OneDrive Umgebung ein. Zudem findet sich der Shortcut im Root Verzeichnis. Wünscht man sich einen Platzwechsel, so verschiebt man den gekennzeichnete Ordner «A-Monitoring» unkompliziert an eine neue Stelle. Die Unbenennung des Ordners ist ebenso möglich. Bei dieser Aktion wird der Ursprung in SharePoint nicht verändert.

Besonderheiten des Shortcut Feature

Das Shortcut Feature zeichnet sich durch die flexible Nutzungsart aus. Zum Beispiel bleibt es dem jeweiligen Benutzer vorbehalten, welche Bereiche der SharePoint Bibliothek er auswählt und in die eigene Umgebung holt. Aber es findet sich auch eine Eigenheit im Handling zwischen mehreren Geräten. Da sich der verknüpfte Ordner in der persönlichen Umgebung befindet, kann der Inhalt ohne Zusatzschritte auf mehreren Geräten nutzen. Wird der verknüpfte Ordner nicht mehr verwendet, kann die Verknüpfung aufgehoben werden und die Daten werden auf sämtlichen Geräten gelöscht, ohne dass sich in der Herkunft, sprich auf SharePoint, etwas ändert.

Shortcut vs. Sync in SharePoint

Add to Shortcut	Sync
Nur manuelle Auslösung der Synchronisation	Manuelle Auslösung der Synchronisation per Sync Button oder automatisch mittels Richtlinien
Synchronisierung in das persönliche OneDrive	Synchronisierung in das organisationsweite OneDrive
Bei Auflösung der Verknüpfung erfolgt die Löschung der Daten auf allen Geräten	Bei Aufhebung der Synchronisierung bleiben Daten auf dem Device zurück
Synchronisierung in allen Geräten einschliesslich mobile Geräte	Synchronisierung muss auf jedem Gerät ausgeführt werden
Verknüpfung kann umbenannt werden	Umbenennen des Root Ordners nicht möglich

Zu guter letzt noch ein paar Hinweise

Wer die klassische Synchronisierung bereits einsetzt, kann die Shortcut Funktion innerhalb des betroffenen Bereiches leider nicht nutzen. Zudem muss man die aktuell hinterlegte Synchronisierung vorgängig auf allen Geräten aufheben, sowie auch die lokal hinterbliebenen Daten löschen. Macht man sich zudem Gedanken, das klassische Synchronisierungsverfahren durch die Nutzung von Shortcuts zu ersetzen, bedingt dies eine potenzielle Umstrukturierung des aktuell gegebenen SharePoint Libraryverzeichnisses.

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