Outlook Kontakte in Teams anzeigen: Vorwort – diesen Blog haben wir leider aus Versehen an Blog Abonnenten verschickt, bevor er «fertig» war. Wir bitten um Entschuldigung hierfür. Wir wünschen nun aber entsprechend viel Spass mit der finalen Version.
Microsoft Teams dient als zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform. Ganz egal ob Sie mit jemandem Chatten, via Teams telefonieren oder einen externen Kunden anrufen, ohne Ihre Outlook Kontakte läuft nichts. Wir werden oft gefragt, warum in Teams nicht alle Kontakte aus Outlook ersichtlich sind. Mit diesem Blog-Post möchten wir Ihnen erklären, warum dies so ist, und welche Workarounds es aktuell gibt.
Auch wenn dies nicht auf Anhieb klar ist, in Teams gibt es zwei Arten von Kontakten: Chat Kontakte und Anruf Kontakte. Bei Chat Kontakten handelt es sich um all diejenigen Kontakte, welche ebenfalls Teams, Skype for Business oder Skype (Consumer) nutzen. Also Einträge, welche automatisch von Microsoft als Personen erkannt werden. Mit diesen können Sie somit direkt via Teams kommunizieren. Ein Anruf Kontakt hingegen, kann auch eine Person oder ein Firmenkontakt sein. Also ein Kontakt, von welchem Sie nur eine Telefonnummer oder eine E-Mail Adresse haben.
In der Chat App sehen Sie alle Ihre Kontakte, mit welchen Sie kürzlich gechattet oder via Teams telefoniert haben. Ganz oben in der Teams Navigation befindet sich ein kleiner Pfeil nach unten. Mit diesem können Sie die Ansicht auf «Kontakte» ändern. Standardmässig ist diese Ansicht aber leer. Es sei denn, Sie haben zuvor Skype for Business genutzt. Dann sind Ihre Kontakte und Gruppen (mit)-migriert worden. Wenn ihre Kontaktliste leer ist, können Sie ganz unten im Fenster auf “Neue Kontaktgruppe erstellen” klicken, um eine neue Gruppe anzulegen.
Anschliessend können Sie auf die drei Punkte klicken, um der Gruppe einen Kontakt hinzuzufügen.
Suchen Sie nach der E-Mail Adresse einer Person und klicken Sie auf hinzufügen.
Danach erscheint der Kontakt in der von Ihnen erstellten Gruppe.
Wenn Sie nun zu der Anrufe App wechseln, sehen Sie dort ebenfalls Ihre Gruppen und Kontakte unter dem Punkt “Kurzwahl”. Auch hier
können Sie eine neue Gruppe anlegen.
Die Gruppe “Kurzwahl” ist jedoch eine spezielle Gruppe. Diese wird automatisch erstellt, wenn Sie einen Kontakt aus den Anruf Kontakten in der Anrufe App zur Kurzwahl hinzufügen. Diese Gruppe erscheint nicht unter den Kontakten in der Chat App, da diese auch Kontakte enthalten kann, welche Teams nicht verwenden. Ansonsten sehen Sie unter dem Punkt “Kurzwahl” dieselben Kontakte und Gruppen wie in der Chat App.
Wechseln Sie nun in der Anrufe App auf “Kontakte”. In dieser Liste sehen Sie ihre internen, externen «Teams» Kontakte sowie Ihre Outlook Kontakte. Ob es sich bei den jeweiligen Kontakten um Chat oder Anruf Kontakte handelt, sehen Sie anhand der verfügbaren Optionen auf der rechten Seite. Teams Kontakte sind mit Icons für Chat, Mail, Video- oder Audio Anruf ausgeschmückt. Bei reinen Anruf Kontakt (also Firma oder Person ohne «Teams») steht nur ein Icon für Anrufe zur Verfügung.
“Martin Heusser” gibt es nun zwei Mal in der Liste. Der obere Kontakt wurde aus Outlook synchronisiert. Der untere, ist der externe Teams Chat Kontakt. Da bei föderierten (eine kurze Erklärung was «federated» bedeutet, finden Sie auf diesem Link) Kontakten nur die E-Mail Adresse und der Name freigegeben wird, gibt es auf dem Chat Kontakt keine Telefonnummer. Die Kontakte werden leider nicht aggregiert (verschmolzen). Kontakte welche dieselbe E-Mail Adresse, aber unterschiedliche Telefonnummern haben, werden immer beide angezeigt.
Jeder Kontakt bzw. jede Telefonnummer aus Outlook, wird nur einmal nach Teams synchronisiert. Wenn Sie mehrere Kontakte mit derselben Nummer in ihren Outlook Kontakten haben, wird nur der zuletzt erstellte Kontakt in Teams angezeigt. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn Sie einen Kontakt für die Hauptnummer einer Firma und einen persönlichen Ansprechpartner, mit derselben Nummer haben.
Durch den Button “Kontakt hinzufügen” können Sie direkt in Teams, entweder einen externen Chat Kontakt oder eine Telefonnummer erfassen.
Auch hier gilt wieder: Wenn es bereits einen Outlook Kontakt mit der gelichen Nummer gibt, wird der Kontakt nicht gespeichert. Sie können den Kontakt zwar hinzufügen, aber er verschwindet beim nächsten Refresh gleich wieder. Erst wenn alle Kontakte mit derselben Nummer aus Outlook gelöscht werden, erscheint der Kontakt wieder in der Liste.
Kontakte die aus Outlook synchronisiert sind, können Sie in Teams nicht über die 3 Punkte löschen. Externe Chat Kontakte oder Kontakte welche Sie via Teams erstellen, können Sie aus der Kontaktlist entfernen.
Kontakte welche Sie direkt in Teams erstellen, können Sie auch bearbeiten.
Mit Gast Kontakten, also Kontakten welche Sie als Guest in ihren Tenant haben, ist das Verhalten nochmals anders. Gäste werden standardmässig mit ihrem Benutzernamen, ohne den Domänen Suffix angezeigt. Wenn die E-Mail Adresse eines Gasts martin.heusser@twincapfirst.ch lautet, dann wird dieser standardmässig als “martin.heusser (Guest)» angezeigt. Die einfachste Methode dies anzupassen, ist den Benutzer bei der Einladung zu ändern.
Statt des «Usernames» aus der UPN (User Principal Name – hier mike@domain.xy) sieht man bei “Mike” seinen Anzeigenamen.
Kontakte welche Skype for Business Server On-Premises einsetzen, werden über DNS erkannt. In diesem Fall wird jedoch nur die E-Mail resp. SIP Adresse angezeigt.
Bei Kontakten welche noch Skype for Business Online oder Teams verwenden, wird der Anzeigename verwendet. Dieser Fall ist sicherlich verwirrend, da hier der Name und der Domänen Suffix gezeigt wird.
Die eigentliche E-Mail Adresse sieht man aber nicht. Diese muss man beim Suchen aber trotzdem kennen.
Einige Kunden haben uns gemeldet, dass bei Ihnen Kontakte nicht zu Teams synchronisiert werden, falls mehrere Kontakte dieselbe Firma, Job Titel oder gleiche Vor- bzw. Nachnamen haben.
Zudem konnten wir in der Vergangenheit feststellen, dass bei Accounts mit einer Microsoft 365 Business Lizenz nur Kontakte nach Teams synchronisiert wurden, welche eine Telefon Nummer und eine E-Mail Adresse hatten. Dies scheint nun nicht mehr der Fall zu sein. Sowohl Business wie auch Enterprise Lizenzen zeigen in unseren Tests vom 28.05.2021 Kontakte an, welche lediglich einen Namen und eine Telefonnummer enthalten.
Wir konnten auch Probleme mit der Synchronisation feststellen, wenn Kontakte nicht in der Ziel Mailbox erstellt wurden, sondern aus einem andern PST File oder E-Mail Konto importiert wurden. Auch dies hat in unseren jüngsten Tests funktioniert. Es scheint als hätte Microsoft hier einige Bugs behoben. Kontakte welche aus einem anderen Konto oder via PST File direkt in Outlook in die eigene Mailbox kopiert wurden, werden nun ebenfalls in Teams angezeigt.
Die Situation mit den Kontakten in Teams ist noch nicht perfekt. Wir hoffen jedoch, dass Ihnen dieser Blog Post etwas Klarheit verschafft. Ihnen die Unterschiede zwischen Chat und Anruf Kontakten aufzeigt sowie erklärt wo Sie die jeweiligen Kontakte finden. In einem weiteren Blog-Post werden wir ihnen auch noch aufzeigen, wie Sie Outlook on the Web (OWA) direkt in Teams als App einbinden können. Auf diesem Weg haben Sie stets Zugriff auf alle ihre Kontakte und deren Details.
Update Juli 2021: Wie wir vernommen haben, wird die fehleranfällige Kontaktsynchronisation ab ca. Q1/2022 durch das Exchange Online Kontakte Backend ersetzt. D.h. ab dann kann man in Teams die Outlook Kontakte 1:1 so sehen und nutzen wie in Outlook. Ob das zeitlich so hinkommt oder effektiv so umgesetzt wird, steht natürlich wie immer in den Sternen. Es zeigt aber, dass das Thema genügend Attention, respektive viele Probleme gemacht hat bei der Nutzung der Telefonie.
Liebe Blogleser/innen, Sie haben den Blog gelesen, herzlichen Dank hierfür. Wie Sie wissen, entwickeln sich die Teams Funktionen rasant weiter. Zum Zeitpunkt des Artikels war der Inhalt bestimmt aktuell, es kann aber sein, dass die Infos bald überholt sind. Da wir geschriebene Blogs nur selten anpassen, finden Sie hier den Link zu unserer Teams Telefonie Seite mit allen aktuellen Informationen zum Thema.
Falls Sie das Thema «Kontakte» vertieft interessiert, anbei auch ein weiterer Link zu unserer Kontakt Synch Lösung für Outlook und Microsoft Teams.
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