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Teams Guest Access – Episode 1
Teams Guest Access – Episode-1: Seit dem 11. September 2017 steht der lange erwartete Gäste-Zugriff für Microsoft Teams zur Verfügung. Die üblichen „verdächtigen“ Quellen haben schon interessante Erfahrungs-Berichte niedergeschrieben, aber so zeitnah schaffen es Leute wie ich, die sich ab und zu noch an der Front aufhalten, nicht sich solchen heissen Themen anzunehmen.
Nichts desto trotz, möchte ich die Gelegenheit nutzen den organisationsweiten Zugang auf Microsoft Teams etwas näher zu beleuchten. Wir bei TwinCap First AG sind der Meinung, dass Microsoft Teams grosses Potential hat, in naher Zukunft als DIE Kommunikations- und Kollaborationszentrale in Unternehmen vieler Branchen zu fungieren. Genährt wird unsere Annahme mit den kürzlich von Microsoft publizierten News an der Ignite 2017: viele Funktionen von Skype for Business werden in naher Zukunft in Microsoft Teams integriert werden, was v.a. für Unternehmen, die sich schon in der Microsoft Cloud bewegen, eine Vielzahl von Vorteilen mit sich bringen wird (Microsoft Teams steht ja bekanntlich für On-Premises nicht zur Verfügung). Aber zurück auf das eigentliche Thema dieses Blogs: aufgrund des aktuellen Entwicklungsstatus von Microsoft Teams war ich quasi gezwungen, die Blog-Überschrift mit dem Zusatz „Episode 1“ zu versehen, denn beim momentan implementierten „Guest-Access“ ist noch nicht das letzte Wort gesprochen.
Wenn Sie Office 365 über den Browser nutzen, können Sie umgehend bestehende oder neue Teams mit „externen Benutzern“ versehen. Dazu gehen sie wie folgt vor:
4. Für den Teams Mobile-Clients müssen sie sich noch bis Ende 09/17 gedulden, bis der Gäste Zugriff auch auf diesem nutzbar ist
Der Blog von Steve Goodman beschreibt einen Workaround für die oben beschriebene Situation. Der Workaround ist praktikabel, sollte dieser jedoch bei einer grösseren Anzahl Benutzer umgesetzt werden, dann stelle ich mir das relativ umständlich und aufwendig vor. Hier die kurz zusammengefasst, wie der Workaround umgesetzt wird:
Das war es für diese Episode „Teams Guest Access – Episode-1“ – to be continued…..
An dieser Stelle sei festgehalten, dass es starke Abhängigkeiten zwischen dem Azure Active Directory, den Office 365 Groups und diversen Office 365-Komponenten wie SharePoint Online, OneNote, OneDrive, Planner u.v.a. gibt. Dies gilt auch für die Betrachtung des „Teams Guest Access“. Microsoft Teams können Sie als „Office 365 Top-Down-Implementation“ betrachten.
Erstellt ein Benutzer ein Team, wird automatisch
Der Gäste-Zugriff funktioniert grundsätzlich für die meisten oben genannten Bereiche – sofern denn der Zugriff auch via Microsoft Teams initiiert wird. Anbei ein paar Szenarien, wie der Gäste-Zugriff in der Praxis aktuell daherkommt:
Die Terminologie „Gast“ wird in Microsoft Teams aktuell (und künftig ) wie folgt gehandhabt:
Des Weitern ist zu bemerken, dass man in Microsoft Teams momentan nicht daran gehindert wird, Mitglieder hinzuzufügen, welche grundsätzlich noch keinen Gastzugriff erlangen können. Das hinzugefügte Mitglied erhält sogar die Teams-Einladung, kann aber von dieser nocht keinen Gebrauch machen.
Nutzt man heute Teams im Unternehmen und erlangt Gastzugriff in einem oder mehreren anderen Partner-Unternehmen, ist die Usability im Teams Client (Browser oder Desktop-Client) eher bescheiden. Die Gäste-Zugriffe werden heute nicht in den eigenen Unternehmens-Teams oder Channels dargestellt. Ist man einmal am Teams des eigenen Unternehmen angemeldet und will auf ein Gäste-Team zugreifen, meldet sich Teams de facto an ihrem Unternehmens Office 365-Teannt ab und meldet sich als Gast am Partner-Office 365-Tenant an. Das funktioniert weitgehend einwandfrei, aber für den Fall, dass man oft zwischen Gast- und Unternehmers-Zugriff wechseln muss, ist die Implementation noch nicht das Gelbe vom Ei.
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