Benutzerdefinierte E-Mails direkt aus Microsoft Teams Anruf verschicken

Schnelle Kommunikation im Umgang mit Kundschaft ist heutzutage entscheidend. Wenn ein Kunde bei deinem Unternehmen anruft und um Rückruf bittet, muss der zuständige Mitarbeitende dieser Bitte schnellstmöglich nachkommen. Am besten wird die «Bitte um Rückruf» vom Anruf-Empfänger schon direkt während dem Anruf weitergeleitet. Die Informationsübermittlung schon während eines Telefonanrufs in Microsoft Teams ist jetzt möglich: Dank der neuen Easy Console von TwinCap First mit benutzerdefinierten E-Mails direkt aus Microsoft Teams.

Schnelle und umfassende Kommunikation dank E-Mail-Versand direkt aus dem Microsoft Teams Anruf

Das Add-On für Microsoft Teams Easy Console macht es möglich, Informationen direkt aus einem Call in einer E-Mail zu verschicken. Dank der Integration in Microsoft Entra ID (Azure AD) geht das nahtlos an alle internen Kontakte.

Aber warum ist es überhaupt nötig, E-Mails direkt aus Teams zu versenden? In Calls entstehen oft Aufgaben, die sofortige Nachverfolgung erfordern:

• Bitte um Rückruf – Falls der gewünschte Gesprächspartner nicht sofort erreichbar ist
• Offerten anfordern – Wenn eine Anfrage hängig ist, die bearbeitet werden muss
• Termine vereinbaren – Wenn der Kunde einen Termin mit einer nicht erreichbaren Person wünscht
• Support-Anfragen senden – Technische Probleme direkt intern an die richtige Person weiterleiten

Ohne unsere einfache Lösung ist das Verschicken von E-Mails aus Microsoft Teams Anrufen mühsam. Dann müssen Adressen zuerst eingegeben, Inhalte formuliert und schliesslich E-Mails manuell verschickt werden. Das kostet Zeit und führt zu Fehlern.

Schau dir das Kurzvideo an und erfahre, wie du ganz easy E-Mails mit vordefinierten Vorlagen aus einem Microsoft Teams Anruf verschicken kannst:

E-Mail-Vorlagen: Standardisierte Kommunikation leicht gemacht

Ein Highlight der Easy Console sind die benutzerdefinierten Vorlagen für den noch einfacheren E-Mail-Versand. Du kannst persönliche oder teamweite E-Mail-Templates direkt in der Easy Plattform App erstellen und nach deinen Wünschen konfigurieren. Du kannst zum Beispiel auch mehrsprachige Templates erstellen, wenn dein Unternehmen in unterschiedlichen Sprachgebieten agiert. Dies ist besonders hilfreich für eine einheitliche Kommunikation in internationalen Teams. Die Easy Console ist ideal für den Kunden-Support, interne Benachrichtigungen oder die vereinfachte interne Kommunikation.

Die Easy Console nutzt folgende anpassbare Variablen, die automatisch in die E-Mail eingefügt werden:

• Anrufnummer
• Name des Anrufers oder Anrufnummer
• Name / Vorname des Empfängers
• Dein Name
• Zeit und Datum des Anrufs

Erfahre im Kurzvideo, wie einfach du deine E-Mail-Templates konfigurieren kannst:

Schnelle interne Kommunikation mit Quick Actions und Presence-Ansichten

Mit der Easy Console wird die interne Kommunikation effizienter. Dank der Schnellzugriffs-Funktion (Quick Actions) lassen sich Mails direkt aus einem Teams Call versenden. Du kannst auch einen internen Mitarbeitenden während eines aktiven Calls anchatten oder anrufen (der Kunde ist währenddessen «on hold»). Das bedeutet: Kein Wechsel zwischen Apps, kein Verlust von Informationen. Wir arbeiten auch an einer direkten Anrufweiterleitung – mehr dazu bald.

Übrigens: Dank der Verfügbarkeits-Ansichten in Easy Console siehst du immer auf einen Blick, wer von deinem Team aktuell verfügbar oder besetzt ist. Und du kannst dein Team nach Abteilung sortieren oder in Favoriten bestimmen – so dass du schnell reagieren kannst und deine Kontakte ganz einfach findest.

Die Easy Console spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen vollständig und einheitlich kommuniziert werden. Der Überblick über dein Team, vorgefertigte Vorlagen und automatische Variablen machen die Kommunikation effizient und fehlerfrei. Unternehmen profitieren von reibungsloser Zusammenarbeit, schnelleren Prozessen und gesteigerter Produktivität.

Bereit für einfachere und effektivere Kommunikation im Zusammenhang mit der Microsoft Teams Telefonie? Dann ist die Easy Console die perfekte Lösung für dein Unternehmen! Mehr über die Easy Console erfahren und Test-Version installieren.