Webhooks in Easy Calling: Automatisiere deine Abläufe und gewinne wertvolle Insights

In der modernen Kommunikation zählt jede Sekunde. Wenn ein Kunde anruft, sollten alle relevanten Systeme sofort reagieren – ohne manuelle Eingriffe, ohne Verzögerung. Genau hier kommen Webhooks ins Spiel. In unserem Microsoft Teams Add-on Easy Calling kannst du Webhooks am Beginn und am Ende eines Anrufs einrichten. Damit öffnest du die Tür zu mehr Automatisierung, besserer Datentransparenz und einem spürbar effizienteren Arbeitsalltag. Dieser Blog-Beitrag erklärt, was Webhooks sind, wie sie funktionieren und warum du sie in Easy Calling unbedingt nutzen solltest.

Was sind Webhooks? Am Beispiel von Easy Calling erklärt

Ein Webhook ist eine Art digitaler Bote. Er informiert andere Systeme sofort, wenn ein bestimmtes Ereignis passiert – in Easy Calling zum Beispiel, wenn ein Anruf startet oder endet.

Sobald das Ereignis eintritt, sendet Easy Calling automatisch eine Nachricht (HTTP-Request) an eine festgelegte Webhook-URL. Dort empfängt das externe System die Daten und kann sofort reagieren.

Ein klassisches Beispiel: Ein Kunde ruft an → Easy Calling startet über den Webhook einen Copilot Agenten → Der Copilot Agent sucht alle relevanten Infos zum Kunden zusammen und schickt diese dann via Chat zur Ansicht.

Webhooks sind also die Brücke zwischen Easy Calling und deinen Business-Tools. Sie machen Echtzeit-Automatisierung möglich, ohne dass ein Mensch eingreifen muss.

Zwei Webhooks in Easy Calling: Call Start & Call End

Easy Calling bietet dir zwei Webhook-Punkte – am Anfang und am Ende jedes Anrufs. Diese beiden Webhooks können jeweils pro Call Queue erfasst werden.

Begin Call Event

Dieser Webhook wird ausgelöst, sobald ein Anruf beginnt – egal ob eingehend oder ausgehend. Er eignet sich perfekt, um externe Systeme sofort zu informieren oder Prozesse zu starten.

Beispiele:

• Starte Microsoft Copilot
• Starte ein Logging oder Monitoring-Tool
• Informiere dein Team in Microsoft Teams oder Slack über einen neuen Anruf

End Call Event

Dieser Webhook wird aktiviert, wenn der Anruf beendet wird. Er übermittelt alle Abschlussdaten wie Dauer, Endzeit oder Anrufstatus.

Beispiele:

• Aktualisiere automatisch den CRM-Eintrag mit Gesprächsdauer und Ergebnis
• Erfasse die Daten für dein Reporting oder BI-Dashboard
• Starte Follow-Up-Aktionen wie eine E-Mail oder Umfrage

Mit diesen zwei Webhooks kannst du den gesamten Call-Lifecycle abbilden – vom ersten Klingeln bis zum Abschlussbericht.

Warum Webhooks einrichten? Die wichtigsten Gründe

Lohnt es sich überhaupt, Webhooks einzurichten? Wir verraten dir die 5 wichtigsten Gründe, warum heutzutage jedes Unternehmen Webhooks einrichten sollte:

1. Echtzeit-Automatisierung

Webhooks machen Schluss mit manuellem Nachtragen. Jede Aktion wird automatisch ausgelöst, sobald ein Ereignis eintritt. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für reibungslose Abläufe.

2. Daten, wo du sie brauchst

Anrufdaten landen dort, wo sie Mehrwert schaffen: Im CRM, im Ticket-System, im Reporting oder in einem Analytics-Tool. Das schafft Transparenz – und du siehst sofort, was im Kundenkontakt passiert.

3. Einheitliche Dokumentation

Jeder Anruf wird automatisch protokolliert. Kein Vergessen, kein „Ich trage das später ein“. So bleibt dein Datenbestand vollständig und sauber.

4. Nahtlose Integration

Webhooks verbinden Easy Calling mit deiner bestehenden IT-Landschaft von HubSpot über Zendesk oder Power BI. Alles Tools sprechen miteinander, ohne komplizierte Schnittstellen oder manuelle Exporte.

Hinweise: Easy Calling bietet eine Call History bis zu 6 Monaten und einfache Analysen (Anrufdauer, durchschnittliche Wartezeit etc.). Je nach Bedürfnis brauchen Unternehmen diese Information aber in ihren eigenen Systemen, da kommen dann die Webhooks ins Spiel.

Praxisbeispiele für den Einsatz von Webhooks aus dem Alltag

Du kannst dir noch nicht so richtig vorstellen, wo Webhooks zum Einsatz kommen? Hier ein paar Beispiele auf dem Arbeits-Alltag:

Kundenservice

Ein Kunde ruft die Hotline an. Der Begin-Webhook sendet sofort alle Daten an dein CRM. Nach dem Gespräch überträgt der End-Webhook Gesprächsdauer und Thema ins Reporting.

Ergebnis: schnellere Reaktionszeiten, vollständige Historie, zufriedene Kunden.

Marketing / Vertrieb

Ein Interessent ruft nach einer Marketing-Kampagne an. Der Webhook ordnet den Call direkt der richtigen Kampagne im CRM zu. Nach dem Gespräch startet automatisch eine Follow-Up-E-Mail. Ergebnis: Kein Lead geht verloren, jede Conversion ist messbar.

Auch Kundenumfragen können dank Webhook automatisiert versendet werden.

Oder du baust ein Cross-Channel-Erlebnis für deine Kundschaft auf, in dem ein Anruf weitere Aktionen auslöst:

• SMS mit Link zur Terminbuchung
• WhatsApp-Nachricht mit Zusatzinfos
• E-Mail mit weiterführenden Angeboten

So bleibt der Kontakt aktiv – und dein Marketing messbar erfolgreich.

Reporting & Controlling

Ein End-Webhook übermittelt Gesprächsdaten in Echtzeit an Power BI oder Looker Studio. Falls dir die bereits in Easy Calling integrierten Funktionen für Reporting & Controlling (Live-Dashboard, Anrufdauer etc.) nicht reichen, können Webhooks weitere Gesprächsdaten übermitteln.

Das Ergebnis: Volle Transparenz über Erreichbarkeit und Performance deines Teams.

Interne Benachrichtigungen

Über einen Webhook kann ein Anrufstart eine Nachricht in Microsoft Teams, Slack oder per E-Mail auslösen, zum Beispiel „Neuer Anruf in Support Queue“. Ideal, wenn bestimmte Personen sofort informiert werden müssen. Das Live-Dasboard in Easy Calling bietet bereits eine tolle Übersicht über die einzelnen Call Queues, wenn du jedoch weitere Benachrichtigungen brauchst, sind Webhooks eine tolle Lösung.

Sicherheit & Best Practices beim Einsatz von Webhooks

Anbei ein paar wichtige Hinweise zur Sicherheit beim Einsatz von Webhooks und Best Practices:

• Webhooks sollten immer über HTTPS gesendet werden, damit die Daten verschlüsselt bleiben
• Sichere deine Endpunkte mit API-Keys oder Signaturen, um unbefugte Zugriffe zu verhindern
• Zudem sollte das empfangende System den erwarteten Traffic verarbeiten können – besonders, wenn viele Calls parallel laufen.

Fazit: Kleine Einstellung, grosser Effekt – mit Webhooks Abläufe automatisieren und wichtige Einblicke gewinnen

Webhooks sind unscheinbar, aber mächtig. In Easy Calling kannst du sie mit wenigen Klicks aktivieren – am Anfang und Ende jedes Calls. Damit verknüpfst du Telefonie, CRM, Marketing und Reporting zu einem nahtlosen System. Jeder Anruf wird zum Datenpunkt, jede Interaktion zur Chance. Wenn du das Maximum aus Easy Calling herausholen willst, dann solltest du deine Webhooks einrichten und deine Systeme für dich arbeiten lassen.

Teste Easy Calling kostenlos für 30 Tage.

PS: Easy Calling kann noch sehr viel mehr als Webhooks. Das Add-on verwandelt Microsoft Teams in ein effizientes Contact Center. Erfahre mehr über die Funktionen von Easy Calling.