Der November 2023 bringt nicht nur fallende Blätter und kühlere Tage, sondern auch folgende nennenswerten Updates im Bereich Microsoft Teams Calling:
Die Normalisierungsfunktion in Microsoft Teams war ursprünglich nicht dafür ausgelegt, Telefonnummern zu normalisieren, die mit einem Pluszeichen (+) beginnen. Obwohl Microsoft diese Regel in der Desktop- oder Web-Client-Version von Teams noch nicht implementiert hat, plant das Unternehmen, dies in Zukunft zu tun. Bis dahin empfiehlt Microsoft, Telefonnummern mit diesem Muster zu vermeiden.
Normalisierungsregeln sind Regular Expressions, die spezifische Telefonnummern modifizieren, bevor sie in Microsoft Teams für den Verbindungsaufbau verwendet werden.
In Teams gibt es vordefinierte System-Normalisierungsregeln und zusätzliche Regeln, die von einem Team-Administrator erstellt werden können. Ein typisches Beispiel für eine Systemnormalisierungsregel in der Schweiz ist die automatische Umwandlung einer eingegebenen Nummer mit Regionalvorwahl inklusive Null in das internationale Format E164. So wird aus der Nummer 044 987 65 43 die Nummer +41 44 987 65 43.
Länderspezifische System-Normalisierungsregeln können über Powershell abgerufen werden. Verwenden Sie dazu den Befehl:
„Get-CsDialPlan -Identity CH“
Eigene Normalisierungsregeln können im Teams Admin Center unter dem Menüpunkt VoIP, Wahlpläne, Richtlinie verwalten eingerichtet werden.
Wenn Sie sich bei der Übersetzung von Nummern, die mit einem + beginnen, auf Wählplanregeln verlassen, funktionieren diese nicht mehr. Sie müssen Ihre Endbenutzer anweisen, entweder die richtige E.164-Nummer zu wählen, die mit einem + beginnt (z. B. +41 44 987 65 43), oder Nummern ohne „+“ zu wählen (z. B. 044 987 65 43), um die Wählplanrichtlinien zu umgehen.
Microsoft bringt eine weitere Neuerung für Teams auf den Markt: Die Einführung der „Privaten Leitung“. Diese soll voraussichtlich ab Dezember 2023 für alle Nutzer verfügbar sein.
Mit dieser Funktion kann der Benutzer zusätzlich zu seiner «normalen» Telefonnummer eine private Rufnummer erhalten. Diese kann er einem ausgewählten Personenkreis zur Verfügung stellen. Diese Personen können den Benutzer dann direkt über diese „private“ Nummer anrufen. Das Besondere daran ist, dass Anrufe über diese private Nummer alle organisatorischen Richtlinien umgehen.
Auch an die Benutzerfreundlichkeit hat Microsoft gedacht. Wenn jemand über die private Leitung anruft, wird der Benutzer nicht nur durch einen individuellen Klingelton darauf aufmerksam gemacht, sondern erhält auch eine spezielle Benachrichtigung. So wird sichergestellt, dass der Anruf auf der privaten Nummer erkannt wird.
Es gibt jedoch eine Einschränkung: Diese Funktion unterstützt derzeit nur eingehende Anrufe. Ausgehende Anrufe von der privaten Leitung können damit nicht getätigt werden.
Für die Desktop-Version von Teams wird diese Funktion in Kürze verfügbar sein, wie auf dem Microsoft-Roadmap-Eintrag zu sehen ist. Die Zukunft der mobilen Variante bleibt jedoch noch unklar. Die Roadmap hält bisher keine Informationen darüber bereit, ob auch für diesen Client eine private Leitung geplant ist.
Die neue Funktion „Shared Calling“ bringt eine praktische Lösung und Kosteneinsparungen für folgendes Szenario:
Stellen Sie sich vor, Sie haben in Ihrem Unternehmen Benutzer, die Anrufe gemeinsam entgegennehmen und für abgehende Anrufe nur eine Nummer verwenden möchten, und diese Benutzer benötigen keine persönliche Durchwahl. In diesem Fall ist die Funktion „Shared Calling“ die optimale Lösung.
So funktioniert es: Die entsprechende Telefonnummer wird einem Ressourcenkonto und nicht direkt einem Benutzer zugewiesen. Eingehende Anrufe werden mit Hilfe von Auto Attendant oder Call Queue Einstellungen an die entsprechenden Benutzer weitergeleitet. Für ausgehende Anrufe wird den Benutzern eine „Shared Calling Policy“ zugewiesen und bei Anrufen an andere Benutzer wird immer die Nummer des Ressourcenkontos angezeigt. Wichtig ist, dass diese Benutzer weiterhin eine Teams Phone Lizenz benötigen.
Bitte beachten Sie, dass die Konfiguration der Funktion „Shared Calling“ derzeit nur über die Powershell möglich ist und die Version 5.5.0 oder höher des Teams Powershell-Moduls erfordert. Diese innovative Funktion vereinfacht die Verwaltung von gemeinsam genutzten Telefonnummern und ermöglicht eine Kostenoptimierung für Ihr Unternehmen.In einer späteren Version wird auch die Konfiguration direkt im Teams Admin Center unterstützt.
Eine detaillierte Konfigurationsanleitung finden Sie hier:
Die Möglichkeit, administrative Aufgaben für Telefonzentralen und Anrufwarteschlangen zu delegieren, wurde erheblich verbessert: Bisher musste ein Benutzer, der Konfigurations- oder Bearbeitungsaufgaben für Team-Telefonzentralen und Anrufwarteschlangen durchführen wollte, über bestimmte Team-Administratorrollen verfügen. Es gibt jedoch viele Aufgaben in diesem Bereich, die problemlos an „Nicht-Administratoren“ delegiert werden können.
Microsoft hat auf diesen Bedarf reagiert und die Funktion „Autorisierte Benutzer für Telefonzentralen und Anrufwarteschleifen“ eingeführt. Nachdem bereits seit einigen Monaten Ansagetexte delegiert werden können, sind nun in der Preview-Version zahlreiche weitere Funktionen hinzugekommen. Die volle Funktionalität wird nach und nach implementiert und freigeschaltet. Kunden mit Zugang zur Preview-Version können diese Funktionen bereits heute testen.
Ein autorisierter Benutzer ist also ein Teams-Benutzer, der von einem Teams Admin Center-Administrator autorisiert wurde, Konfigurationsänderungen an automatischen Telefonzentralen und Anrufwarteschlangen vorzunehmen. Der Benutzer benötigt keinen Zugang zum Teams Admin Center-Portal und erhält keine Administratorrolle. Stattdessen kann er über seinen Teams-Desktop-Client auf diese Konfigurationselemente zugreifen.
Hier einige bemerkenswerte Highlights, die bisher fehlten:
Autorisierte Benutzer können den Status eines Agenten in einer Anrufwarteschlange ändern. Beispielsweise kann ein Teamleiter einer Anrufwarteschleife in seinem Teams-Client festlegen, welcher Agent Anrufe annehmen soll und welcher nicht.
Autorisierte Benutzer können Feiertagspläne bearbeiten und die entsprechenden Ansagen und Weiterleitungseinstellungen anpassen. Dadurch können kurzfristige Änderungen wie z.B. die vorübergehende Schließung der Hauptnummer mit einer benutzerdefinierten Ansage bewältigt werden.
Autorisierten Benutzern stehen verschiedene Metriken zur Verfügung, um die Nutzung von Telefonzentralen und Anrufwarteschlangen zu überwachen. Diese Funktionen werden ständig verbessert, um z.B. Teamleitern die Möglichkeit zu geben, Kennzahlen direkt in ihrem Team-Client abzurufen.
Diese Erweiterungen erleichtern die Verwaltung und Anpassung von Telefonzentralen und Anrufwarteschleifen erheblich und bieten mehr Flexibilität und Kontrolle, ohne dass Administratorrechte erforderlich sind.
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