3 IT-Vorsätze für 2026, die du wirklich halten kannst – und wie TwinCap First dir dabei hilft

Hand aufs Herz: Es ist jedes Jahr dasselbe Spiel. Der Kalender springt auf Januar, die Motivation ist riesig und die Liste der guten Vorsätze lang. Wir nehmen uns vor, alles anders zu machen. Wollen effizienter werden. Wir wollen Ballast abwerfen. Und endlich aufräumen. Doch dann kommt der Februar. Der Alltag holt uns ein. Die E-Mails fluten wieder das Postfach. Das Telefon klingelt Sturm. Die operativen Brände müssen gelöscht werden. Was passiert mit den ambitionierten Zielen? Sie verschwinden leise in der Schublade. Gähnende Leere tritt ein, wo eben noch Motivation war.

In der IT vieler Schweizer Unternehmen beobachten wir genau dieses Phänomen immer wieder. Zum Jahresstart heisst es in Geschäftsleitungssitzungen oft: „Dieses Jahr digitalisieren wir alles!“ oder „Wir führen jetzt Modern Work ein.“ Das klingt gut. Es ist wichtig. Aber es ist oft ein riesiges, schwammiges Vorhaben. Ein gewaltiger Berg, vor dem die Mitarbeiter stehen und nicht wissen, wo sie den ersten Schritt setzen sollen.

Das Resultat ist vorhersehbar: Das Projekt ist zu gross, das Team ist frustriert, und am Ende passiert: nichts. Alte Prozesse bleiben bestehen. Die Ineffizienz frisst sich weiter durch den Arbeitsalltag.

Lass uns das 2026 anders machen.

Vergiss die riesigen Luftschlösser. Hör auf, das „ganze grosse Ding“ auf einmal drehen zu wollen. Konzentrieren wir uns stattdessen auf drei konkrete Hebel. Es sind drei Bereiche, die deinen Arbeitsalltag sofort spürbar erleichtern. Du kannst sie realistisch umsetzen. Sie kosten dich keine Monate an Vorbereitungszeit. Es sind „Quick Wins“ mit grosser Wirkung.

Hier sind die drei IT-Vorsätze, die bei Schweizer KMUs dieses Jahr den echten Unterschied machen – und wie du sie mit Microsoft 365 und TwinCap First auch wirklich hältst.

Vorsatz 1: „Ich höre auf, Protokolle selbst zu schreiben“

Mal ehrlich: Wie viel deiner kostbaren Arbeitszeit verbringst du wirklich mit wertschöpfenden Tätigkeiten? Und wie viel Zeit fliesst in reine Administration? Wir tippen stundenlang Meeting-Notizen ab. Fassen lange E-Mail-Verläufe zusammen, um den Kontext zu verstehen. Wir suchen in Ordnerstrukturen nach diesem einen Dokument von letzter Woche.

Das ist Zeit, die dir fehlt. Sie fehlt für strategische Gedanken. Sie fehlt für deine Mitarbeiter. Vor allem aber fehlt sie für deine Kundschaft. Die Lösung für 2026: Mach Microsoft Copilot zu deinem persönlichen Assistenten.

Viele haben Respekt vor dem Thema „Künstliche Intelligenz“. Doch der Vorsatz hier ist nicht, dass die KI deinen Job übernimmt. Das Ziel ist, dass sie dir die lästige Fleissarbeit abnimmt. Du bleibst der Pilot, Copilot ist dein Werkzeug.

Stell dir folgenden neuen Ablauf vor:

• Im Meeting: Du konzentrierst dich voll auf das Gespräch. Du hörst aktiv zu. Du musst nicht hektisch mitschreiben. Warum? Weil Copilot in Teams das Meeting transkribiert. Am Ende bekommst du automatisch eine Zusammenfassung: Wer hat was gesagt? Welche Entscheidungen wurden getroffen? Wer muss was bis wann erledigen?
• Im Posteingang: Du kommst aus dem Urlaub zurück. Hunderte E-Mails warten. Statt alles zu lesen, lässt du dir von Copilot die wichtigsten Threads in drei knackigen Bulletpoints zusammenfassen. Du bist in Minuten wieder im Bild.
• In Word & Excel: Du startest nie wieder mit einem leeren Blatt Papier. Du lässt dir Entwürfe generieren oder Daten analysieren.

TwinCap Tipp: Übernimm dich nicht. Fang klein an. Nutze Copilot im ersten Schritt nur für interne Meetings. Entwickle ein Gefühl dafür. Du wirst merken: Plötzlich hast du pro Woche zwei bis drei Stunden mehr Zeit. Das ist ein Vorsatz, der sich sofort auszahlt.

Falls du in Sachen Microsoft Copilot Unterstützung brauchst, melde dich gerne bei Sarath Kochuparambil. Er ist Junior Cloud Supporter bei TwinCap First und bietet Einführungs-Workshops zum Thema Copilot an.

Vorsatz 2: „Ich bin für meine Kunden erreichbar“

Es gibt ein „Schwarzes Loch“ in der Kommunikation vieler Firmen. Dieses Loch heisst: Die klassische Telefonzentrale. Das Szenario kennst du sicher. Du bist im Homeoffice, unterwegs im Auto oder beim Kunden vor Ort. Währenddessen klingelt dein Bürotelefon ins Leere. Der Anrufer weiss das nicht. Er ist frustriert. Er legt auf. Im schlimmsten Fall ruft er direkt danach bei deiner Konkurrenz an.

Vielleicht rufst du später zurück. Vielleicht geht der Anruf auch vergessen. Die Lösung für 2026: Hol die Telefonie endlich da hin, wo du eh arbeitest – in Microsoft Teams.

Schluss mit der getrennten Welt von „Computer“ und „Telefon“. Mit Easy Calling von TwinCap First verschmilzt dein Festnetz nahtlos mit deiner Teams-App.

Das bringt dir sofortige Vorteile:

1. Ein Gerät für alles: Egal ob du am Laptop sitzt oder dein Smartphone in der Tasche hast – du bist immer unter deiner bekannten Nummer erreichbar. Du brauchst keine Weiterleitungen mehr einzurichten.
2. Live-Dashboard: Im Live-Dashboard (Easy Calling) siehst du auf einen Blick, wie viele Anrufe in der Warteschleife sind, wie lange die Anrufenden schon warten und welche Anrufe du verpasst hast. Das hilft den Überblick zu behalten und Wartezeiten zu reduzieren. Und verpasste Anrufe gehen nicht mehr unter, sondern können systematisch abgearbeitet werden.
3. Transparenz im Team: Dank Verfügbarkeits-Ansichten wissen alle im Team, wer gerade besetzt oder frei ist. Wenn du besetzt bist, gehen die Anrufe an die anderen Personen in der Call Queue – der Anruf verhallt also nicht an deinem Bürotisch.
4. Global bereit: Es spielt keine Rolle, ob du im Hauptsitz arbeitest, im Homeoffice bist oder in einer Zweigniederlassung sitzt. Für den Anrufer bist du im Büro. Die Qualität stimmt, die Verbindung steht.

Verabschiede dich von der alten „ISDN-Denke“. Telefonie ist 2026 keine Hardware mehr, die auf dem Tisch verstaubt. Telefonie ist eine App. Das ist ein Vorsatz, der deine Kunden glücklicher macht.

Vorsatz 3: „Ich schlafe besser, weil meine Daten sicher sind“

Dieser Vorsatz ist vielleicht der wichtigste von allen. Er betrifft deine Existenzgrundlage. Wir hören oft den Satz: „Meine Daten liegen ja bei Microsoft in der Cloud, da kann nichts passieren.„ Das ist leider einer der gefährlichsten Irrtümer in der modernen IT.

Ja, Microsoft ist exzellent darin, die Infrastruktur bereitzustellen. Sie sorgen dafür, dass Teams läuft, dass Exchange E-Mails versendet und dass die Server nicht ausfallen. Das nennt man „Verfügbarkeit“.

Doch Microsoft ist nicht für deine Dateninhalte verantwortlich. Das regelt das sogenannte „Shared Responsibility Model“. Wenn du versehentlich eine wichtige Datei löschst und den Papierkorb leerst, ist sie weg. Ein verärgerter Mitarbeiter manipuliert Daten? Microsoft schützt nicht davor. Wenn du Opfer eines Ransomware-Hacks wirst, der deine Cloud-Daten verschlüsselt, hilft dir die reine Plattform-Verfügbarkeit nichts.

Die Lösung für 2026: Richte ein echtes Cloud-Backup ein (z. B. Veeam Backup), das still und leise im Hintergrund läuft.

Es ist wie eine Versicherung. Du hoffst, dass du sie nie brauchst. Aber wenn der Ernstfall eintritt, rettet sie dein Unternehmen.

• Die 3-2-1 Regel: Verlass dich niemals allein auf den Papierkorb von Outlook. Profis speichern Daten redundant.
• Der „Notfall-Knopf“: Ein externes Backup gibt Sicherheit und Kontrolle. Bei Bedarf stellen wir von TwinCap First die Wiederherstellung deiner Daten über unser Restore Portal sicher.

Dieser Vorsatz sorgt für ruhige Nächte. Denn du weisst: Egal was passiert, meine Daten sind noch da.  

Fazit: Weniger Vorsätze, mehr Umsetzung

Du siehst: Du musst 2026 nicht deine komplette IT-Infrastruktur an einem Wochenende umkrempeln. Der Schlüssel zum Erfolg liegt im Fokus. Wer alles auf einmal will, erreicht oft gar nichts. Wer aber gezielt Probleme löst, gewinnt sofort.

Welchen dieser drei Punkte spürst du im Alltag am meisten? Wo drückt der Schuh bei dir und deinem Team wirklich?

1. Ist es die Zeitnot bei Routineaufgaben? (Dann ist Copilot dein Thema)
2. Ist es das Chaos bei Anrufen und der Erreichbarkeit? (Dann lösen wir das mit Easy Calling)
3. Ist es das ungute Bauchgefühl bei der Datensicherheit? (Dann kümmern wir uns um das Backup)

Lass uns deinen wichtigsten Vorsatz gemeinsam umsetzen. Wir bei TwinCap First schauen uns deine Situation an. Wir analysieren kurz, wo du stehst, und zeigen dir in 15 Minuten, wie schnell diese Lösungen bei dir eingerichtet sind – oft schneller, als du denkst.

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