Datenschutzhinweise

Datenschutzhinweise für Kunden, Interessenten und Geschäftspartner der TwinCap First AG

Sie sind als Kunde, Interessent oder Geschäftspartner unseres Unternehmens über einen Link auf diese Seite gekommen oder Ihnen wurden die Datenschutzhinweise zur Verfügung gestellt, damit Sie sich über unseren Umgang mit (Ihren) personenbezogenen Daten informieren können. Um unsere Informationspflichten nach den Art. 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Informationen zum Datenschutz dar:

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist dieTwinCap First AGFavreweg 18304 WallisellenSchweizSie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten im Impressum unserer Website unter https://www.twincapfirst.ch/impressum

2. Quellen und Arten personenbezogener Daten

Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere auf folgenden Wegen:

• von Ihnen selbst bereitgestellte Daten, zum Beispiel, wenn Sie eine Bestellung unterzeichnen, Dokumente zu Ihrer IT Umgebung übermitteln, Einsicht in Applikationen oder Datenbestände gewähren, sowie jegliche mündliche Informationen die für die Ausführung unserer Arbeiten notwendig und angebracht sind.

Wir verarbeiten insbesondere folgende Daten:

• Angaben zur Person bzw. Firma (Name, Vorname, Rechtsform usw.),
• Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, etc.),
• Bankverbindung,
• organisatorische Angaben (z.B. Abteilung, Kostenstelle, Beschreibung der Position, Titel der Position (intern/extern), Managementkategorie, Berufsgruppe und Stufe, Verantwortlichkeiten und Tätigkeiten, Informationen zum (zu den) Vorgesetzten);
• Konfiguration von IT Systemen und Applikationen
• Benutzerangaben und weitere Informationen die für den Zugang zu Ihren Systemen benötigt werden.
• Daten die im Rahmen der korrekten Anwendung und Funktionalität unserer Produkte «Kontakt Synch», «Easy Lookup», «Easy Call Queue Reporting» sowie «Easy Directory» zur Verfügung gestellt werden oder auf die wir Zugriff erhalten
• Die Liste ist nicht abschliessend

Unabhängig davon kann es immer Konstellationen geben, in denen wir personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten, die hier nicht genannt sind. Wir werden in diesen Fällen dann –bezogen auf den jeweiligen Anlass – gesonderte Informationen zum Datenschutz für Sie bereithalten.

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten im Rahmen des mit Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen geschlossenen Vertragsverhältnis insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen (Anbahnung des Vertragsverhältnisses);
• Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses;
• Dokumentation des Vertragsverhältnisses;
• Kommunikation (Telefon, E-Mail, Videokonferenzen);
• Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen;
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen aus dem Vertragsverhältnis;
• Archivierung für die Wahrung unserer Rechtsansprüche und Wahrung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten auch nach dem Ende des Vertragsverhältnisses;
• Datenvernichtung und Löschung nach dem Wegfall des Archivierungszwecks;
• IT-Sicherheit (einschließlich Protokollierung von Nutzung der bereitgestellten IT zu geschäftlichen Zwecken und Abwehr von Cyberangriffen).
• Für die Ausführung und sinngemässe und korrekte Verwendung/Anwendung unserer Teams und Outlook Add-ons wie den Produkten Kontakt Synch, Easy Lookup, Easy Call Queue Report und Easy Directory sowie zukünftige Entwicklungen in dieser Hinsicht. Alle diese Add-ons verwenden eine definierte Datenquelle des Kunden. Die Datenhoheit obliegt dem Kunden

Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO vorliegen. Etwaige Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 3 DSGVO und Art. 14 Abs. 4 DSGVO werden wir in diesem Fall selbstverständlich beachten.

4. Auf welcher rechtlichen Grundlage erfolgt die Verarbeitung?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund der Bestimmungen der DSGVO, des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren massgeblichen Gesetze. In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.Sofern personenbezogene Daten auf der Grundlage einer Einwilligung von Ihnen durch uns verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.Wir sind insbesondere berechtigt, die Daten von Ihnen an Dritte zu übermitteln, wenn und soweit dies zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung dieses Vertrages (z.B. für Versand, Rechnungsstellung oder Kundenbetreuung) gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO erforderlich ist. Wir werden diese Daten – im Rahmen des gesetzlich Zulässigen – unter Umständen auch zum Zwecke der Forderungsdurchsetzung im Einklang mit Art. 6 Abs. 1 lit. b und/oder lit. f DSGVO an Dritte (z.B. Inkasso-Unternehmen) weiterleiten.Ferner verarbeiten wir Ihre Daten, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z.B. Behörden) zu wahren. Ein solches berechtigtes Interesse besteht insbesondere für einen unternehmensgruppeninternen Datenaustausch zu Verwaltungszwecken in Personalfragen bzw. im Falle von zentralisierten Unternehmensfunktion (wie vorliegend der Datenaustausch zwischen unserem Unternehmen und der TwinCap Frist AG in der Schweiz zu den unter 4. genannten Zwecken wie insbesondere der IT-Sicherheit) oder soweit dies zur Aufrechterhaltung der Betriebssicherheit und -ordnung, der Vorbeugung von Rechtsverstößen oder der Rechtsdurchsetzung erforderlich ist (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Empfänger personenbezogener Daten

Innerhalb der TwinCap-Unternehmensgruppe, derzeit bestehend aus TwinCap First (Deutschland) GmbH mit Sitz in Deutschland und der TwinCap First AG mit Sitz in der Schweiz, kommt eine Weitergabe Ihrer perso­nen­be­zo­ge­nen Daten zur Prozessvereinheitlichung, Kostenreduzierung oder aus Gründen der IT-Sicher­heit in Betracht.Darüber hinaus erfolgt eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an folgende externe Empfänger,

• wenn es zur Aufklärung oder Verfolgung rechtswidriger bzw. missbräuchlicher Vorfälle erforderlich ist, an unsere rechtlichen Berater, die Strafverfolgungsbehörden sowie gegebenenfalls an geschädigte Dritte – dies geschieht jedoch nur dann, wenn konkrete Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges beziehungsweise missbräuchliches Verhalten vorliegen;
• auf Anfrage an bestimmte öffentliche Stellen, denen gegenüber wir auskunftspflichtig sind, wie z.B. Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeiten verfolgen und die Finanzbehörden;
• gelegentlich sind wir für die Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke auf vertraglich verbundene Fremdunternehmen und externe Dienstleister angewiesen, beispielsweise IT-Dienstleister, Wirtschaftsberater, Rechtsanwälte, Versicherer und Finanzinstitute. In solchen Fällen werden Informationen an diese Unternehmen bzw. Einzelpersonen weitergegeben, um diesen die weitere Bearbeitung zu ermöglichen. Diese externen Dienstleister werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken und im Einklang mit anwendbaren Datenschutzgesetzen verwendet werden.
• Wir werden Daten – im Rahmen des gesetzlich Zulässigen – unter Umständen auch zum Zwecke der Forderungsdurchsetzung im Einklang mit Art. 6 Abs. 1 lit. b und/oder lit. f DSGVO an Dritte (z.B. Inkasso-Unternehmen) weiterleiten.
• Im Rahmen der Weiterentwicklung unseres Geschäfts kann es dazu kommen, dass sich die Struktur unseres Unternehmens wandelt, indem die Rechtsform geändert wird, Tochtergesellschaften, Unternehmensteile oder Bestandteile gegründet, gekauft oder verkauft werden. Bei jeder Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte in dem vorbeschriebenen Umfang tragen wir dafür Sorge, dass dies in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und den einschlägigen Datenschutzgesetzen erfolgt.

Im Übrigen findet eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte grundsätzlich nur statt, wenn dies für die Durchführung eines mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen bestehenden Vertrages erforderlich ist, die Weitergabe auf Basis einer Interessenabwägung i. S. d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zulässig ist, wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder Sie insoweit eine Einwilligung erteilt haben.

6. Ort der Datenverarbeitung / Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Grundsätzlich werden die personenbezogenen Daten auf Servern der TwinCap First AG und auf Public Cloud Servern von Microsoft in der Europäischen Union und der Schweiz gespeichert.Da die Anbieter der von uns genutzten unserer Softwarelösungen u.a. ihre Produkte und/oder Dienstleistungen auf der Grundlage der verfügbaren Ressourcen und Servern teilweise weltweit anbieten, können Ihre personenbezogenen Daten an andere Rechtsordnungen außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt oder von einer solchen Rechtsordnung außerhalb der Europäischen Union abgerufen werden. Insbesondere im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Office 365 (wie z. B. MS Teams) können personenbezogene Daten gegebenenfalls und je nach genutzten Diensten und Lösungen an das Drittland USA i.S.v. Art. 15 Abs. 2 DS-GVO übermittelt werden. Prinzipiell gelten jedoch die hier erwähnten Massnahmen von Microsoft in Bezug auf die EU Verarbeitung von Daten bei Microsoft: https://blogs.microsoft.com/eupolicy/2021/05/06/eu-data-boundary/ .Um bei der Datenübermittlung in ein Drittland den Fortbestand des notwendigen Schutzniveaus sicherzustellen, werden zu diesem Zwecke vertragliche Maßnahmen vereinbart. Der Softwareanbieter hat seinen eingetragenen Sitz in den Vereinigten Staaten von Amerika, die nicht als Anbieter eines angemessenen Datenschutzniveaus anerkannt sind. Zur Gewährleistung von geeigneten Garantien zum Schutz der Übermittlung und der Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der EU und der Schweiz erfolgt die Datenübermittlung an und Datenverarbeitung auf Basis geeigneter Garantien nach Art. 46 ff DSGVO, insbesondere durch den Abschluss von sogenannten Standarddatenschutzklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

7. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, sind diese von uns zu berücksichtigen. So gibt es beispielsweise gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind und eine Aufbewahrung für 6 bzw. 10 Jahre erfordern.Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, können personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn deren weitere Verarbeitung für die Durchführung oder Beendigung Vertragsverhältnisses nicht mehr erforderlich sind.Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden Daten bis zur Verjährung etwaiger Schadensersatzansprüche jeder Partei gespeichert. Eine längere Speicherung kommt zudem in Betracht, wenn dies auch im Interesse von Ihnen ist oder Sie eine Einwilligung erteilt haben.

8. Warum wir Ihre personenbezogenen Daten benötigen

Soweit wir, wie vorstehend beschrieben, Ihre Daten zu Zwecken der Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnissen verarbeiten, sind Sie vertraglich verpflichtet, uns diese Daten zur Verfügung zu stellen. Gleiches gilt, soweit wir Ihre Daten verarbeiten, um unsere rechtlichen Pflichten als Vertragspartner zu erfüllen.

9. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. Bei Vorlage der jeweiligen Voraussetzungen stehen Ihnen ebenso die folgenden Rechte zu:

• Recht auf Berichtigung: Ihnen steht ein Recht auf Berichtigung von falschen, Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu.
• Recht auf Löschung: Zudem können Sie die Löschung von Ihren personenbezogenen Daten verlangen, etwa wenn Ihre Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben ferner das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von Ihren personenbezogenen Daten zu verlangen; in einem solchen Fall werden die Daten für jegliche Verarbeitung gesperrt. Dieses Recht besteht insbesondere, wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zwischen Ihnen und uns umstritten ist.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, steht Ihnen zudem das Recht zu, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, sofern und soweit Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben.
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Darüber hinaus können Sie einer Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Dies gilt jedoch lediglich in solchen Fällen, in denen wir eine Datenverarbeitung zur Erfüllung eines berechtigten Interesses vornehmen. Falls Sie einen solchen Grund vortragen können und wir kein zwingendes, schutzwürdiges Interesse an der weiteren Verarbeitung geltend machen können, werden wir diese Daten für den jeweiligen Zweck nicht weiterverarbeiten.

Sollten Sie Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten wünschen, Ihre anderweitigen Rechte geltend machen wollen oder Fragen zum Datenschutz bei uns haben, können Sie sich unter den oben genannten Kontaktdaten mit uns in Verbindung setzen.Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Datenschutzbeauftragter des Kantons Zürich. Diesen können Sie erreichen unter

Datenschutzbeauftragte des Kantons Zürich
Postfach
8090 Zürich
Telefon: +41 43 259 39 99

10. Stand und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Die Weiterentwicklung unseres Unternehmens kann sich auch auf den Umgang mit personenbezogenen Daten auswirken. Wir behalten uns deshalb vor, diese Datenschutzerklärung künftig im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze zu ändern und gegebenenfalls an geänderte Datenverarbeitungsrealitäten anzupassen. Auf wesentliche, inhaltliche Änderungen werden wir Sie gesondert hinweisen.Stand dieser Datenschutzerklärung ist 12. Januar 2022