Presence Status in Microsoft Teams

Presence Status in Microsoft Teams: In diesem Beitrag erfahren Sie Einiges über die Bedeutung des Presence Status in Microsoft Teams. Dies bei der Benutzung der Teams Desktop- und Mobile-App, sowie auf Desktopgeräten. Haben Sie sich auch schon gefragt, wieso Ihr Statussymbol im Teams in gewissen Situationen rot und nicht grün ist? Wir klären auf. Neben den benutzerdefinierten Statusanzeigen, welche der User selbst bestimmen kann, gibt es noch Präsenz Statusse in Teams, welche anhand von Systembedingungen bestimmt werden. Dabei spielen zum Beispiel Kalendereinträge im Outlook oder Energieoptionen eine Rolle. Dann gibts aber noch das Verhalten zwischen verschiedenen Teams Clients wie Mobile App, Desktop App, Webbrowser, Tischtelefon….

Busy oder Away?

Der Status «abwesend» (oranges Symbol) als Presence Status in Microsoft Teams erscheint, wenn man nicht am Arbeitsplatz ist oder für einige Minuten inaktiv ist im App. Soll heissen, Teams definiert den Status automatisch, sobald das Gerät, je nach gesetzten Powersettings in den Standbymodus wechselt, den Screen ausschaltet oder ein Screen Lock durchgeführt wird. Der Status kann auch manuell zu «abwesend» gesetzt werden. Der Wechsel zu «verfügbar» erscheint dann wieder, wenn Aktivität herrscht. Sprich bei einem erneuten Login oder dem Aufrufen des Teams-Apps. So haben auch andere Statusse einen Einfluss auf Systemzustände. Zum Beispiel «beschäftigt» (rotes Symbol): Wenn Sie in Ihrem Outlook Kalender einen einfachen Termin gebucht haben, erscheint dieser Zustand. Anrufe, Chats, Videocalls werden aber weiterhin empfangen. Ähnliches Szenario: Kalendereintrag mit weiteren Teilnehmern oder Meeting Link führt zum Status «in einer Besprechung»

Do not disturb

Bei Statusanzeigen aus der Kategorie «nicht stören» werden sie in Ruhe gelassen. Bedeutet, dass Anrufe oder Videocalls nicht berücksichtigt und Chats nicht benachrichtigt werden. Dazu gehören folgende Statusse:

  • «Nicht stören»: Wird manuell festgelegt
  • «Hält Präsentation» (Auto): Wird automatisch festgelegt z.B während ScreenSharing
  • «Fokussierend» (Auto): Wird automatisch festgelegt. Hier bucht der Dienst MyAnalytics für Sie einen Kalendertermin im Outlook ein, bei welchem Sie von Teams Notifications verschont bleiben

Zertifizierte Teams Telefone

Bekanntlich gibt es Telefone von verschiedenen Herstellern wie Audiocodes, Yealink usw. welche mittels eines integrierten Teams Clients gesteuert werden. Die verschiedenen Zustände haben auch auf diesen Clients ein verbindliches Handling. Dabei funktioniert der automatische, sowie manuelle Statuswechsel auch in diesem Bereich der Apps. Ist man nur noch auf dem Telefon im Teams angemeldet, bestimmt der Zustand des Gerätes oder der Kalender den Status.

Handling mit Direct Routing

Bei Teams DR Installationen gibt es die eine oder andere Sache, welche im Zusammenhang mit dem Presence Status in Microsoft Teams berücksichtigt werden muss. Bekanntlich beinhalten Call Queues die Funktion Presence-Based Routing. Ist diese aktiviert, werden nur Teilnehmer in der Call Queue berücksichtigt, welche explizit «verfügbar» sind. Dabei gilt zu beachten, dass jeder Kalendereintrag oder Inaktivität des Teams Client den Status automatisch verändert. Folgen dieser Aktion: Der Agent ist nicht mehr erreichbar. Bedeutet als Massnahme: Aufhebung der Funktion oder das Streben nach einer sauberen und aktuellen Kalenderführung.

Zudem ist Busy on Busy bei der aktiven Presence-Based Funktion während eines Anrufs innerhalb der Call Queue nutzlos. Bedeutet, dass Anrufe während eines aktiven Calls trotzdem reinkommen. Da sich dieser Override nicht umgehen lässt, bleibt nur noch übrig Presence-Based Routing zu deaktivieren oder damit zu leben.

Weitere Presence Status in Microsoft Teams

Verfügbar – ausser Haus: Kombination zwischen Kalendereintrag auf “ausser Haus” aber im Teams Client verfügbar (Mobile oder Desktop App) Weitere Ursache: Abwesenheitsmeldung

Am Telefon – abwesend: Während eines Telefonats über längere Zeit keine getätigte Aktivität im Teams App

Ausser Haus: Kalendereintrag auf «ausser Haus» und auf keinem App aktiv (Mobile oder Desktop App)

Offline: User ist auf jedem Teams App ausgeloggt.

https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/presence-admins

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