{"id":45588,"date":"2017-11-21T18:01:33","date_gmt":"2017-11-21T17:01:33","guid":{"rendered":"https:\/\/twincapfirst.ch\/blog\/automatisierung-von-sharepoint-mit-microsoft-flow\/"},"modified":"2024-10-26T17:14:11","modified_gmt":"2024-10-26T15:14:11","slug":"automatisierung-von-sharepoint-mit-microsoft-flow","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/twincapfirst.ch\/de\/blog\/automatisierung-von-sharepoint-mit-microsoft-flow\/","title":{"rendered":"Automatisierung von SharePoint mit Power Automate"},"content":{"rendered":"\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-automatisierung-von-sharepoint-mit-power-automate\">Automatisierung von SharePoint mit Power Automate<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Automatisierung von SharePoint mit Power Automate \u2013 Die Basics: \u200bMit Flow hat uns Microsoft ein m\u00e4chtiges Werkzeug zur Verf\u00fcgung gestellt. Es passt hervorragend zu unserem Motto \u00abdo more, work less\u00bb. In diesem Beitrag m\u00f6chte ich \u00fcber die Erfahrungen beim Erstellen eines Flows schreiben.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading fusion-responsive-typography-calculated\" id=\"h-ausgangslage-fur-automatisierung-von-sharepoint-mit-power-automate-die-basics\">Ausgangslage f\u00fcr Automatisierung von SharePoint mit Power Automate &#8211; Die Basics<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Seit Kurzem verwenden wir intern eine SharePoint Communication Site (sehr empfehlenswert!), auf welchem unter anderem ein \u00abNews\u00bb-Webpart eingebaut ist. Die Gesch\u00e4ftsleitung m\u00f6chte dort News publizieren, welche firmenweit von Interesse sind. Dies funktioniert soweit auch prima, nur gibt es keine M\u00f6glichkeit, diese News auch in Microsoft Teams anzeigen zu lassen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading fusion-responsive-typography-calculated\" id=\"h-das-problem\">Das Problem<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Somit muss sich die Gesch\u00e4ftsleitung darauf verlassen, dass die Mitarbeiter regelm\u00e4ssig auf die SharePoint Site schauen und nach News Ausschau halten, was erfahrungsgem\u00e4ss ziemlich sicher nicht geschehen wird. \ud83d\ude09<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild-11-1.webp\" alt=\"\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading fusion-responsive-typography-calculated\" id=\"h-buhne-frei-fur-power-automate\">B\u00fchne frei f\u00fcr Power Automate!<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Mit Flow sollte es m\u00f6glich sein, nach der Erstellung eines Elements automatisch eine Nachricht an das Team in Microsoft Teams zu senden. Die Connectoren daf\u00fcr sind vorhanden, es m\u00fcssen somit nur die Reihenfolge und die richtigen Felder definiert werden.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dies ist, wie sich herausgestellt hat, gar nicht so einfach zu bewerkstelligen. Der Ablauf sollte so aussehen:<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading fusion-responsive-typography-calculated\" id=\"h-der-ablauf\">Der Ablauf<\/h2>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Wenn ein neuer News-Beitrag gepostet wird, dann \u2026<\/li>\n\n\n\n<li>\u2026 sende eine Nachricht an das Team in Microsoft Teams<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Zum News-Beitrag: Auf den ersten Blick unterscheidet SharePoint nicht zwischen einer normalen Page und einem News-Beitrag. F\u00fcr unseren Flow bedeutet das, dass wir eine M\u00f6glichkeit suchen m\u00fcssen, um zwischen einer Page und einem News-Beitrag zu unterscheiden. Denn wir m\u00f6chten das Team nur dann informieren, wenn es Neuigkeiten gibt. Eine&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.eliostruyf.com\/what-makes-a-page-to-be-a-news-page-on-sharepoint-online\/\">Webrecherche<\/a>&nbsp;hat ergeben, dass sich \u00abNews\u00bb durch das Vorhandensein von zwei Feldern von Pages unterscheiden:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>\u00abPromoted State\u00bb<\/li>\n\n\n\n<li>\u00abFirst Published Date\u00bb<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Mit \u00abPromoted State\u00bb kann gesagt werden, ob es sich bei einer Page um eine \u00abNews\u00bb handelt oder nicht. Mit \u00abFirst Published Date\u00bb hingegen kann eingesehen werden, wann die \u00abNews\u00bb publiziert wurde. Wir werden beide Felder verwenden m\u00fcssen, um einen guten Workflow mit Flow erstellen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading fusion-responsive-typography-calculated\" id=\"h-flow-erstellen\">Flow erstellen<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Jetzt wo die technischen Details gekl\u00e4rt sind, machen wir uns ans Eingemachte:<br>Um die Erstellung eines Flow so einfach wie m\u00f6glich zu machen, gehen wir auf die SharePoint-Site, auf \u00abSite Contents\u00bb und anschliessend auf \u00abSite Pages\u00bb. Von dort aus kann dann ein Flow erstellt werden:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild-12-1.webp\" alt=\"\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Im rechts erschienenen Fenster w\u00e4hlen wir den Flow \u00abPost a message to Teams for a selected item\u00bb. Nun gelangen wir zur Flow-Bearbeitungsseite:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild-13.webp\" alt=\"\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Mit einem Klick auf \u00abEdit\u00bb in der ersten Aktion erhalten wir die ID der \u00abListe\u00bb. Diese werden wir ben\u00f6tigen, um auf die entsprechende Ressource zugreifen zu k\u00f6nnen. Dementsprechend kopieren wir uns diese weg. Weil diese Vorlage nicht ganz dem entspricht, was wir erreichen m\u00f6chten, schliessen wir diesen Flow wieder und erstellen einen neuen mit dem Knopf \u00abCreate from blank\u00bb:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild-14.webp\" alt=\"\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Hier w\u00e4hlen wir den Trigger \u00abSharePoint: When an item is created\u00bb und werden auf die Flow-Erstellungsseite weitergeleitet:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild-15.webp\" alt=\"Automatisierung von SharePoint mit Power Automate - Die Basics\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Im Feld \u00abSite Address\u00bb w\u00e4hlen wir im Dropdown-Men\u00fc die entsprechende Site aus und f\u00fcgen den \u00abList Name\u00bb von vorhin ein (mit dem \u00abUmweg\u00bb \u00fcber ein Template spart man sich das Heraussuchen der ID \ud83d\ude09 ). Der Flow wird also ausgel\u00f6st, wenn ein neues Element auf unserer SharePoint-Site erstellt wird.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Damit unser Flow nicht bei jedem beliebigen Element ausgef\u00fchrt wird, muss dieser unterscheiden k\u00f6nnen, ob es sich bei der erstellten Site um eine News Site handelt oder nicht. Dazu erstellen wir eine \u00abCondition\u00bb:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild-16.webp\" alt=\"\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Diese \u00fcberpr\u00fcft, ob der Wert im Feld \u00abPromoted State\u00bb (ein Float) ein Wert gr\u00f6sser als 0 steht. Wenn ja, dann handelt es sich um einen News-Beitrag. Wenn nicht, dann um eine \u00abnormale\u00bb Page.<br>Hinweis: Ich habe es mit einer Condition versucht, die \u00fcberpr\u00fcft ob das Feld Promoted State leer ist oder nicht. Das hat aber nicht geklappt, weil der Datentyp nicht kompatibel ist. Auch das Umwandeln in einen String klappt nicht, weswegen ich bei der oben beschriebenen L\u00f6sung verblieben bin.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Innerhalb des \u00abIf no\u00bb-Bedingung muss nichts stehen, weil bei der Erstellung einer normalen Page in unserem Fall nichts unternommen werden soll.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In der \u00abIf yes\u00bb-Bedingung hingegen geht es mit einer \u00abDo until\u00bb-Schleife weiter:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild-17.webp\" alt=\"Automatisierung von SharePoint mit Power Automate - Die Basics\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Kleiner Exkurs: eine \u00abDo until\u00bb-Schleife f\u00fchrt die innerhalb der Schleife angegebenen Aktionen solange aus, bis eine bestimmte Bedingung erf\u00fcllt wurde oder die Schleife eine bestimmte Anzahl male durchgef\u00fchrt wurde.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Bevor es technisch weitergeht, eine kurze Erkl\u00e4rung, wieso diese Schleife \u00fcberhaupt notwendig ist: Der Trigger \u00abWhen an item is created\u00bb wird ausgef\u00fchrt, sobald SharePoint das Objekt erstellt hat. Flow wartet somit nicht bis der News-Beitrag \u00abpubliziert\u00bb wurde oder \u00fcberhaupt eine \u00dcberschrift hat. Dies ist nat\u00fcrlich problematisch, weil bei der Erstellung einer News doch einige Zeit vergehen kann. Aus diesem Grund muss \u00fcberpr\u00fcft werden, ob die News \u00fcberhaupt publiziert wurde, bevor die Nachricht an das Team gesendet wird.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Bevor wir nun aber mit der Erstellung der Bedingung beginnen, erstellen wir die Aktionen, welche w\u00e4hrend der Schleife ausgef\u00fchrt werden sollen. Wir machen dabei folgendes:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>SharePoint Get item<\/li>\n\n\n\n<li>Delay<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Mit SharePoint Get item lesen wir das von SharePoint erstellte Objekt erneut ein. Dies m\u00fcssen wir deshalb tun, damit Flow die \u00c4nderungen des Felds \u00abFirstPublishedDate\u00bb \u00fcberhaupt mitbekommt. Mit Delay hingegen definieren wir eine einfache Wartezeit, bevor die Bedingung der Schleife erneut \u00fcberpr\u00fcft wird.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Bei der Aktion \u00abGet item\u00bb definieren wir auch wieder die Site und die Liste (wie beim Trigger) und geben zus\u00e4tzlich die ID mit, welche vom Trigger durchgegeben wird:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild-18.webp\" alt=\"Automatisierung von SharePoint mit Power Automate - Die Basics\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Delay-Funktion ist selbsterkl\u00e4rend:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild-19.webp\" alt=\"\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Um die Anzahl von Versuchen zu definieren, welche die Schleife durchf\u00fchren wird, m\u00fcssen wie den Inhalt der Felder unter \u00abChange limits\u00bb anpassen:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild-20.webp\" alt=\"Automatisierung von SharePoint mit Power Automate - Die Basics\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In diesem Fall wird die \u00dcberpr\u00fcfung 60-mal durchgef\u00fchrt, bevor die Schleife verlassen wird.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nun zu der Bedingung: Power Automate bietet einige Funktionen, die (noch) nicht \u00fcber das GUI verwendet werden k\u00f6nnen. Die Funktion \u00abempty\u00bb ist eine solche. Mit dieser kann \u00fcberpr\u00fcft werden, ob ein Feld leer ist oder nicht. Somit m\u00fcssen wir in den \u00abAdvanced mode\u00bb wechseln und das Feld wie folgt ausf\u00fcllen:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild-21.webp\" alt=\"\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wichtig ist hierbei, dass das Feld \u00abFirstPublishedDate\u00bb von der Aktion \u00abGet_item\u00bb und nicht von der ersten Aktion \u00abWhen an item is created\u00bb verwendet wird! Bei der Erstellung des Objekts hat unser News-Beitrag noch kein \u00abFirstPublishedDate\u00bb, weil dieser noch nicht publiziert wurde. Sobald sich das \u00e4ndert und die Aktion \u00abGet item\u00bb ausgef\u00fchrt wird, wird die Bedingung oben erf\u00fcllt.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die \u00abDo until\u00bb-Schleife \u00fcberpr\u00fcft in unserem Fall f\u00fcr 60 x 5 Minuten, ob die News publiziert wurde. Wenn diese Zeit verstreicht, ohne dass die News publiziert wurde, dann bleibt das Feld \u00abFirstPublishedDate\u00bb leer und wir k\u00f6nnen mit einer weiteren Condition entscheiden, was mit der Site passiert.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Nun da wir die \u00abDo until\u00bb-Schleife fertig haben, k\u00f6nnen wir mit einer weiteren Condition (diese muss zwingend ausserhalb der \u00abDo until\u00bb-Schleife sein!) fortfahren:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild-22.webp\" alt=\"\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Auch hier wechseln wir wieder in den \u00abadvanced mode\u00bb um die \u00abempty\u00bb-Funktion verwenden zu k\u00f6nnen. Wir \u00fcberpr\u00fcfen somit, ob das Feld \u00abFirst Published Date\u00bb leer ist. Wenn ja, dann m\u00f6chten wir den unver\u00f6ffentlichten News-Beitrag l\u00f6schen (f\u00fcnf Stunden sollten gen\u00fcgen, um einen News-Beitrag fertigzustellen ;-)). Wenn nein, dann soll das Team informiert werden.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In der \u00abIf yes\u00bb-Bedingung erstellen wir die L\u00f6schen-Aktion. Die Felder k\u00f6nnen wir mit denselben Eingaben wie weiter oben ausf\u00fcllen:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild-23.webp\" alt=\"Automatisierung von SharePoint mit Power Automate - Die Basics\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die letzte Aktion bestehe darin, nach Erstellung und Publizierung der Site eine Nachricht an das Team in Microsoft Teams zu senden. Dazu erstellen wir eine \u00abTeams Post message\u00bb Aktion in der \u00abIf no\u00bb-Bedingung. Im Dropdown-Men\u00fc k\u00f6nnen wir das Team und den Kanal ausw\u00e4hlen. Im Feld \u00abMessage\u00bb k\u00f6nnen wir nun die Felder angeben, welche wir m\u00f6chten. In unserem Fall wird der Titel der News und ein Link zur zugeh\u00f6rigen SharePoint-Page gepostet:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild-24.webp\" alt=\"Automatisierung von SharePoint mit Power Automate - Die Basics\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Das wars, der Flow ist soweit fertig erstellt und kann nun mit dem Knopf \u00abCreate flow\u00bb oben rechts erstellt werden.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading fusion-responsive-typography-calculated\" id=\"h-test-durchfuhren\">Test durchf\u00fchren<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Bevor wir allen von unserem tollen Flow berichten, m\u00fcssen wir das Ganze noch testen. Dazu gehen wir wie folgt vor:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>News erstellen und publizieren<\/li>\n\n\n\n<li>Nachricht in Teams kontrollieren<\/li>\n\n\n\n<li>Weitere News erstellen aber nicht publizieren<\/li>\n\n\n\n<li>Nach Ablauf der Zeit (evtl. Wartezeit in der Schleife verk\u00fcrzen, damit ihr nicht f\u00fcnf Stunden warten m\u00fcsst) kontrollieren, ob die unver\u00f6ffentlichte Page gel\u00f6scht wurde<\/li>\n\n\n\n<li>Neue Page (keine News!) erstellen und kontrollieren ob Flow korrekt entscheidet und diese ignoriert<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading fusion-responsive-typography-calculated\" id=\"h-einige-beobachtungen\">Einige Beobachtungen<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Hilferessourcen von Microsoft sind, wenn \u00fcberhaupt, nur&nbsp;sehr sp\u00e4rlich&nbsp;vorhanden, was bedeutet, dass viele Dinge durch ausprobieren herausgefunden werden m\u00fcssen. Bedingungen stellen erfahrungsgem\u00e4ss die gr\u00f6sste Fehlerquelle dar, weswegen es sich anbietet, diese gr\u00fcndlich zu testen. In diesem Fall habe ich nach jeder Bedingung eine angepasste Nachricht in Microsoft Teams posten lassen. Wenn also die Nachricht \u00abDie Seite wurde nicht ver\u00f6ffentlicht\u00bb gepostet wird obwohl die Ver\u00f6ffentlichung bereits stattgefunden hat, dann weiss ich, dass ich die Bedingung nochmals \u00fcberpr\u00fcfen muss.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Danke f\u00fcrs Lesen\/Teilen\/Kommentieren! \ud83d\ude42<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Automatisierung von SharePoint mit Power Automate Automatisierung von SharePoint mit Power Automate \u2013 Die Basics: \u200bMit Flow hat uns Microsoft ein m\u00e4chtiges Werkzeug zur Verf\u00fcgung gestellt. Es passt hervorragend zu unserem Motto \u00abdo more, work less\u00bb. 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