{"id":45506,"date":"2021-04-08T12:58:37","date_gmt":"2021-04-08T10:58:37","guid":{"rendered":"https:\/\/twincapfirst.ch\/blog\/powerautomate-user-input-via-mobile-abfragen\/"},"modified":"2024-11-05T09:13:58","modified_gmt":"2024-11-05T08:13:58","slug":"powerautomate-user-input-via-mobile-abfragen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/twincapfirst.ch\/de\/blog\/powerautomate-user-input-via-mobile-abfragen\/","title":{"rendered":"PowerAutomate: User-Input via Mobile Abfragen"},"content":{"rendered":"\n

PowerAutomate: User-Input via Mobile Abfragen<\/h2>\n\n\n\n

Mit Power Automate<\/a> (ehm. Microsoft Flow<\/a>) – Microsofts hauseigener \u201cLow-Code\u201d Plattform kannst du ganz einfach Business Prozesse digitalisieren und automatisieren. Wie der Name schon sagt, brauchst du dazu nicht einmal Programmierkenntnisse. Das schr\u00e4nkt die Nutzerbasis von Power Automate nicht nur auf die IT-Abteilung ein, sondern auch du kannst einen Flow erstellen! \u00dcberlege dir nur was du erreichen m\u00f6chtest und welche Cloud-Dienste dazu brauchst. Wenn du das einmal hast, musst du nur noch einen Trigger (Bedingung) und die korrekte Reihenfolge definieren. Die Plattform bietet von Haus aus sehr viele Funktionen und Anbindungen an verschiedenste Cloud-Dienste. Dennoch gibt es einige Limitationen. Neulich hat uns ein Kunde die folgende Anforderung gestellt: Zu einem bestimmten Punkt im Flow soll der Benutzer eine Eingabe machen.<\/p>\n\n\n\n

Um was geht es konkret?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Stell dir vor, du hast in der Buchhaltung ein Multifunktionsger\u00e4t mit integriertem Scanner. Nun scannen deine Mitarbeiter fleissig Dokumente ein. Diese sollen auf OneDrive gespeichert sein. <\/span>Ein Jahr sp\u00e4ter suchst du eine bestimmte Rechnung. Du findest Sie nicht, weil i<\/span>n diesem Order<\/span>hunderte von Dokumenten mit dem Namen \u201cScan-xxx.pdf\u201d existieren. <\/span>Kommt dir das bekannt vor? <\/span>Genau so<\/span> ging es jedenfalls unserem Kunden.<\/span>Flows<\/span> eignen sich <\/span>perfekt,<\/span> um Dateien auf OneDrive zu manipulieren. Du kannst damit eine Datei <\/span>umbenennen<\/span>, verschieben, kopieren usw. W<\/span>ie kannst du Flow dazu bringen dich w\u00e4hrend der Ausf\u00fchrung nach einem Dateinamen zu fragen? Geht <\/span>das \u00fcberhaupt<\/span>?<\/span>Diese Frage habe ich mir auch gestellt. Als erstes habe ich mir alle Methoden zur Abfrage von Benutzereingaben angesehen. <\/span>Damit du siehst wo man Power <\/span>Automate einsetzen kann<\/span>, stelle ich dir die m\u00f6glichen Optionen kurz vor.<\/span><\/p>\n\n\n\n

Option 1: Flow Button mit Eingabe am Anfang<\/h2>\n\n\n\n

Die einfachste Variante, wie du einen Benutzer nach einer Eingabe fragen kannst, ist die Erstellung eines \u201eButtons\u201c. Flow Buttons erscheinen in der Mobile App von Power <\/span><\/span>Automate. Mit <\/span><\/span>Knopfdruck startet man manuell den Flow. Ein Button kann verschiedene Eingabefelder wie Text oder Zahlen enthalten. Mit dieser Methode kannst du beispielsweise eine Zeiterfassung realisieren.<\/span><\/span> Die Werte, welche du so erfasst, kannst du von Flow in eine Excel Tabelle schreiben <\/span><\/span>lassen. In<\/span><\/span> <\/span><\/span>meinem <\/span><\/span>Fall soll der Flow aber automatisch laufen. D<\/span><\/span>eshalb habe<\/span><\/span> ich <\/span><\/span>diese Option schnell wieder verworfen.<\/span><\/span><\/p>\n\n\n\n

\"PowerAutomate:<\/figure>\n\n\n\n

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Eingaben beim Button k\u00f6nnen z.B. in eine Excel oder SharePoint Liste geschrieben werden.<\/p>\n\n\n\n

OPTION 2: APPROVALS MIT KOMMENTAR<\/h2>\n\n\n\n

Eine andere M\u00f6glichkeit ist einen Genehmigungs-Prozess zu starten. Genehmigungen bieten sich dann an, wenn du basierend auf der Eingabe (Genehmigung oder Ablehnung) eine andere Aktion im Flow ausf\u00fchren lassen m\u00f6chtest. Optional bietet dir diese Methode auch ein Kommentarfeld, in welchem <\/span><\/span>du <\/span><\/span>einen Grund f\u00fcr die Genehmigung oder Ablehnung in <\/span><\/span>Form<\/span><\/span> eines Textfeldes mitgeben kann<\/span><\/span>st<\/span><\/span>. Auch diese Art von Benutzereingabe eignet sich leider nicht f\u00fcr <\/span><\/span>mein <\/span><\/span>Vorhaben<\/span><\/span>. D<\/span><\/span>eshalb <\/span><\/span>habe ich <\/span><\/span>auch einen <\/span><\/span>Approval<\/span><\/span>\u2013<\/span><\/span>Prozess nicht in Erw\u00e4gung gezogen.<\/span><\/span> <\/span><\/p>\n\n\n\n

\"PowerAutomate:<\/figure>\n\n\n\n

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Bei einer Genehmigung oder Ablehnung k\u00f6nnen optional Kommentare erfasst werden.<\/p>\n\n\n\n

OPTION 3: E-MAIL MIT OPTIONEN<\/h2>\n\n\n\n

Die dritte und Letzte Methode, welche du nutzen kannst, um Benutzereingaben w\u00e4hrend eines <\/span><\/span>Flows<\/span><\/span> abzurufen, sind E-Mails mit Optionen. Dabei<\/span><\/span> sendet Flow eine E-Mail mit einer Auswahl an Links. Die Links werden in Form von Buttons dargestellt<\/span><\/span>. Wird einer dieser Buttons angeklickt, wird die Auswahl <\/span><\/span>von Power <\/span><\/span>Automate<\/span><\/span> registriert<\/span><\/span>. Diese Methode bietet <\/span><\/span>dir <\/span><\/span>im Vergleich zu Option 2 den Vorteil, dass mehr Optionen als nur \u00abGenehmigen\u00bb oder \u00abAblehnen\u00bb <\/span><\/span>zur Verf\u00fcgung stehen<\/span><\/span>. Wenn es nur darum ginge, gescannte Dokumente zu klassifizieren, w\u00e4re dies eine <\/span><\/span>tolle<\/span><\/span> L\u00f6sung. <\/span><\/span>Aber auch hier gibt es keine M\u00f6glichkeit zur Eingabe eines Freitextes. <\/span><\/span>Meine Anforderung ist also immer noch nicht erf\u00fcllt.<\/span><\/span><\/p>\n\n\n\n

\"PowerAutomate:<\/figure>\n\n\n\n

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Im Beispiel werden die Optionen zur Klassifizierung von gescannten Dokumenten verwendet.<\/p>\n\n\n\n

OPTION 4: MUSSTEN WIR ZUERST ERFINDEN: POWERAUTOMATE: USER-INPUT VIA MOBILE ABFRAGEN<\/h2>\n\n\n\n

Ich habe noch nicht aufgegeben. Mit etwas Kreativit\u00e4t bin ich schlussendlich auf eine passable L\u00f6sung gekommen. Als Fan von Automatisierungen ist mir <\/span><\/span>Siri<\/span><\/span> Kurzbefehle<\/span><\/span><\/a> (engl. Siri Shortcuts) kein Fremdwort.<\/span><\/span> Die Siri Shortcuts sind eine Art lokale <\/span><\/span>Flows<\/span><\/span> welche direkt auf dem iPhone erstellt und ausgef\u00fchrt werden. Das Prinzip dabei ist dasselbe<\/span><\/span> wie bei Cloud-<\/span><\/span>Flows<\/span><\/span>. Sobald eine Bedingung erf\u00fcllt ist, wird eine Aktion ausgef\u00fchrt.<\/span><\/span> <\/span><\/p>\n\n\n\n

\"PowerAutomate:<\/figure>\n\n\n\n

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SO WIRDS GEMACHT POWERAUTOMATE: USER-INPUT VIA MOBILE ABFRAGEN<\/h2>\n\n\n\n

Schritt 1 \u2013 Trigger: Neue Datei auf OneDrive<\/h3>\n\n\n\n

Der erste Flow wird ausgel\u00f6st, sobald der Scanner eine Datei auf OneDrive abspeichert. Danach schickt dir er Flow eine E-Mail in dein Postfach. <\/span><\/span>Als Betreff wird die <\/span><\/span>eindeutige<\/span><\/span> ID der Datei mitgeschickt. Warum du dies so machen musst, sehen wir gleich im n\u00e4chsten Schritt.<\/span><\/span> <\/span><\/p>\n\n\n\n

\"PowerAutomate:<\/figure>\n\n\n\n

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Der Flow pr\u00fcft auf neue Dateien und schickt den Identifier der neuen Datei per E-Mail.<\/p>\n\n\n\n

Schritt 2 \u2013 Siri Shortcut Automation<\/h3>\n\n\n\n

Auf dem iPhone erstellst du nun eine Automation. Die<\/span><\/span>se <\/span><\/span>willst du immer dann ausf\u00fchren, wenn <\/span><\/span>du eine <\/span><\/span>neue E-Mail von Power Apps <\/span><\/span>erh\u00e4ltst.<\/span><\/span> Im Kurzbefehl definierst du <\/span><\/span>anschliessend die <\/span><\/span>V<\/span><\/span>ariabel \u201c<\/span><\/span>FileIdentifier<\/span><\/span>\u201d welche mit dem Betreff der empfangenen Nachricht abgef\u00fcllt wird.<\/span><\/span> Die zweite Variabel \u201cText\u201d <\/span><\/span>musst <\/span><\/span>du auf \u201cJedes Mal nachfragen\u201d<\/span><\/span> setzen<\/span><\/span>. Du m\u00f6chtest <\/span><\/span>ja bei<\/span><\/span> jeder Datei einen individuellen Namen angeben k\u00f6<\/span><\/span>nnen.<\/span><\/span><\/p>\n\n\n\n

\"PowerAutomate:<\/figure>\n\n\n\n

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Die Automation in den Siri Kurzbefehlen wird immer dann ausgef\u00fchrt, wenn eine E-Mail erhalten wird.<\/p>\n\n\n\n

So sieht es aus auf deinem iPhone aus<\/span><\/span>.<\/span><\/span> <\/span><\/span>Du wirst aufgefordert die<\/span><\/span> gescannte Datei zu ben<\/span><\/span>e<\/span><\/span>n<\/span><\/span>n<\/span><\/span>en. <\/span><\/span>Nach dem Ausf\u00fchren der Push <\/span><\/span>Meldung <\/span><\/span>kannst du einen Dateinamen eingeben. Sobald du auf \u201cFertig\u201d getippt hast<\/span><\/span> <\/span><\/span>wird deine Eingabe wieder per E-Mail \u00fcbermittelt. Der File Identifier wird ebenfalls wieder mitgeschickt. D<\/span><\/span>adurch weiss Power <\/span><\/span>Automate<\/span><\/span> dann auch welche Datei umbenannt werden muss.<\/span><\/span> <\/span><\/p>\n\n\n\n

\"PowerAutomate:<\/figure>\n\n\n\n

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Der Benutzer kann den gew\u00fcnschten Dateinamen ganz einfach in sein Smart Phone eintippen oder sprechen.<\/p>\n\n\n\n

Schritt 3 \u2013 Trigger: Neue Email in Ordner<\/h3>\n\n\n\n

Der zweite Flow wird ausgef\u00fchrt, sobald eine <\/span><\/span>Antwort-E-Mail<\/span><\/span> von Siri erhalten wurde.<\/span><\/span> Flow ruft dann die entsprechende Datei von OneDrive ab und benennt diese gem\u00e4ss deiner <\/span>Eingabe<\/span> um.<\/span><\/span> Damit deine Mailbox aufger\u00e4umt bleibt werden zum Schluss beide E-Mails automatisch gel\u00f6scht. Diese sind nur Mittel zum Zweck.<\/span><\/span> <\/span>Et Voil\u00e0. Schon hast du einen Flow welcher Freitext-Eingaben und sogar Spracheingaben \u00fcber dein Handy akzeptiert. <\/span><\/p>\n\n\n\n

\"PowerAutomate:<\/figure>\n\n\n\n

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Mit dem \u00fcbermittelten Dateinamen wird eine Variable initialisiert.<\/p>\n\n\n\n

\"PowerAutomate:<\/figure>\n\n\n\n

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Die Flow Variable DefinedFileName enth\u00e4lt nun den benutzerdefinierten Text.<\/p>\n\n\n\n

FAZIT<\/h2>\n\n\n\n

Es hat Spass gemacht das Projekt umzusetzen. Trotzdem sehe ich darin eher ein \u201cProof <\/span>of<\/span> Concept\u201d<\/span> als eine <\/span>vollwertige L\u00f6sung. <\/span>Siri Kurzbefehle k\u00f6nnen nicht zentral verwaltet werden was eine Skallierung ausser Frage setllt.<\/span>Das vorgestellte Beispiel ist nur eine von vielen M\u00f6glichkeiten. Der Abfragemechanismus l\u00e4sst sich auch f\u00fcr alle anderen Zwecke einsetzen, bei welchen die drei Optionen \u201eButton\u201c, \u201e<\/span>Approval<\/span>\u201c oder \u201eE-Mail\u201c mit Optionen ungeeignet sind.<\/span> <\/span>In Online-Foren habe ich einige Beitr\u00e4ge zu diesem Thema gefunden. <\/span><\/span>Deshalb haben wir uns dazu entschieden unsere Erkenntnisse mit euch zu teilen. <\/span><\/span>Hoffentlich hilft unser Workaround auch dir weiter.<\/span><\/span> <\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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