{"id":45473,"date":"2022-11-02T07:04:55","date_gmt":"2022-11-02T06:04:55","guid":{"rendered":"https:\/\/twincapfirst.ch\/blog\/out-of-office-bei-unregelmaessiger-arbeit\/"},"modified":"2024-11-05T09:15:22","modified_gmt":"2024-11-05T08:15:22","slug":"out-of-office-bei-unregelmaessiger-arbeit","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/twincapfirst.ch\/de\/blog\/out-of-office-bei-unregelmaessiger-arbeit\/","title":{"rendered":"Out-of-Office bei unregelm\u00e4ssiger Arbeit"},"content":{"rendered":"\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-out-of-office-bei-unregelmassiger-arbeit-braucht-es\">Out-of-Office bei unregelm\u00e4ssiger Arbeit braucht es<\/h2>\n\n\n\n<p>Out-of-Office bei unregelm\u00e4ssiger Arbeit: Heute schauen wir uns an, wie wir mit Microsoft Power Automate einen einfachen Arbeitsschritt automatisieren k\u00f6nnen, welcher aber trotzdem immer wieder die Zeit von Mitarbeitenden beansprucht.<\/p>\n\n\n\n<p>Power Automate (ehemals Microsoft Flow) ist die Low-Code Plattform von Microsoft. Dabei handelt es sich um eine L\u00f6sung, mit welcher das IT-Personal, aber auch Mitarbeitende, welche nicht viel Programmiererfahrung haben, ganz einfach, repetitive Prozesse automatisieren k\u00f6nnen. Ein perfektes Beispiel daf\u00fcr sind automatische Antworten in Outlook bei Abwesenheiten. Ein Thema, mit welchem wohl jeder vertraut ist. Insbesondere Mitarbeitende, welche nur Teilzeit arbeiten, daher ja auch der Titel des Blogs &#8222;Out-of-Office bei unregelm\u00e4ssiger Arbeit&#8220;.<\/p>\n\n\n\n<p>Nach jedem einzelnen Arbeitstag die \u201eautomatischen Antworten\u201c manuell zu aktivieren, kann ganz sch\u00f6n m\u00fchsam sein. Besonders dann, wenn es sich immer um dieselben Tage handelt, an welchen man diese Funktion von Hand aktivieren muss.<\/p>\n\n\n\n<p>Meistens pflegt man ohnehin schon seinen Outlook Kalender, damit Team-Kollegen und -Kolleginnen sehen k\u00f6nnen an welchen Tagen man arbeitet und an welchen man abwesend ist. Da diese Information in unserem Fall bereits im Outlook Kalender vorhanden ist, eignen sich diese Termine perfekt als Datengrundlage f\u00fcr einen Power Automate Flow.<\/p>\n\n\n\n<p>Ein Flow ist nichts anderes als eine Reihe von Aktionen, welche ausgef\u00fchrt werden, nachdem der Flow getriggert (zu Deutsch: ausgel\u00f6st) wurde. Jeder Microsoft 365 Benutzer, der eine aktive Power Automate Lizenz besitzt, kann unter <a href=\"https:\/\/make.powerautomate.com\">https:\/\/make.powerautomate.com<\/a> selbst einen Flow erstellen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-out-of-office-bei-unregelmassiger-arbeit-so-wirds-gemacht\">Out-of-Office bei unregelm\u00e4ssiger Arbeit &#8211; so wirds gemacht!<\/h2>\n\n\n\n<p>Als Trigger (also Ausl\u00f6ser) benutzen wir \u201eWhen an upcoming event is starting soon (V3)\u201d und w\u00e4hlen denjenigen Kalender aus, in welchem die Termine f\u00fcr die Arbeitszeit eingetragen sind.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild1-5.png\" alt=\"Out-of-Office bei unregelm\u00e4ssiger Arbeit\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>Power Automate pr\u00fcft dann alle paar Minuten, ob gleich ein Ereignis in diesem Kalender beginnt. Als n\u00e4chster Schritt bauen wir eine sogenannte \u201eCondition\u201c (eine Bedingung) ein. Hierbei wird gepr\u00fcft, ob das Ereignis bestimmte Kriterien erf\u00fcllt.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild2-3.png\" alt=\"Out-of-Office bei unregelm\u00e4ssiger Arbeit\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>In diesem Fall wird nur dann etwas ausgef\u00fchrt, wenn der Betreff des Termins entweder \u201eFerien\u201c oder \u201eTeilzeit\u201c enth\u00e4lt. Nat\u00fcrlich w\u00e4re es auch m\u00f6glich andere Eigenschaften wie z.B. verschiedene Kategorien abzufragen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-ferien-oder-teilzeit-termine-triggern\"><strong>Ferien oder Teilzeit Termine triggern<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Zum Schluss m\u00fcssen wir nur noch angeben, was passieren soll, wenn die \u201eCondition\u201c wahr (True) ist. In einem Fall, wo es sich um einen Teilzeit- oder einen Ferientermin handelt, sollen die automatischen Antworten aktiviert werden. Mit Power Automate ist es m\u00f6glich auch die Start- und Endzeit der Termine auszulesen. Deshalb k\u00f6nnen wir den Flow so bauen, dass die automatischen Antworten nur f\u00fcr eine bestimmte Zeit aktiviert und danach wieder automatisch deaktiviert werden.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild3-3.png\" alt=\"Out-of-Office bei unregelm\u00e4ssiger Arbeit\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>Wenn es in Outlook einen Termin gibt, welcher in K\u00fcrze beginnt und \u201eFerien\u201c im Betreff enth\u00e4lt, dann werden die automatischen Antworten automatisch aktiviert.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild4-3.png\" alt=\"Out-of-Office bei unregelm\u00e4ssiger Arbeit\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>In Outlook sehen wir, dass die automatischen Antworten f\u00fcr die Dauer des Termins geplant wurden.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild5-3.png\" alt=\"Out-of-Office bei unregelm\u00e4ssiger Arbeit\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-bonus-tipp-fur-unregelmassige-out-of-office-nachrichten\"><strong>Bonus Tipp f\u00fcr unregelm\u00e4ssige Out-of-Office Nachrichten<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>\u00dcblicherweise gibt man in den automatischen Antworten auch an, per wann man wieder erreichbar ist. Wenn im Kalender anhand von den Terminen sichergestellt wird, dass man nach Ende eines Ferien oder Teilzeit Termins auch wieder verf\u00fcgbar ist, k\u00f6nnen wir dies auch gleich in den Text der automatischen Antwort integrieren.<\/p>\n\n\n\n<p>Wenn Sie beispielsweise immer am Montag und Dienstag nicht arbeiten, d\u00fcrfen Sie die Termine nicht einzeln erfassen, sondern nur einen Eintrag f\u00fcr die gesamte Dauer erstellen. Ansonsten w\u00fcrde im Text der automatischen Antwort stehen, dass Sie ab Dienstag wieder verf\u00fcgbar sind, auch wenn am Dienstag nochmals ein Teilzeit- oder Ferientermin folgt.<\/p>\n\n\n\n<p>Um dies abzubilden, initialisieren wir gleich nach dem Flow Trigger ein paar Variablen.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild6-3.png\" alt=\"Out-of-Office bei unregelm\u00e4ssiger Arbeit\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>Danach ermitteln wir mit folgender Formel die Nummer des Wochentags an welchem der Termin endet.<\/p>\n\n\n\n<p>Hierbei ist zu beachten dass Sonntag 0 ist und Montag 1. Formel:<\/p>\n\n\n\n<pre class=\"wp-block-preformatted\">dayOfWeek(triggerOutputs()?['body\/end'])<\/pre>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild7-3.png\" alt=\"Out-of-Office bei unregelm\u00e4ssiger Arbeit\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>Mit einer einfachen \u201eCondition\u201c pr\u00fcfen wir dann, ob es sich beim Enddatum um einen Freitag handelt. Wenn dies der Fall ist, rechnen wir dem Enddatum 3 Tage hinzu.<\/p>\n\n\n\n<p>Formel:<\/p>\n\n\n\n<pre class=\"wp-block-preformatted\">addDays(triggerOutputs()?['body\/end'],<strong>3<\/strong>)<\/pre>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild8-3.png\" alt=\"Out-of-Office bei unregelm\u00e4ssiger Arbeit\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>An jedem anderen Wochentag rechnen wir nur einen Tag dazu.<\/p>\n\n\n\n<p>Formel: addDays(triggerOutputs()?[&#8218;body\/end&#8216;],<strong>1<\/strong>)<\/p>\n\n\n\n<p>Zum Schluss formatieren wir den Zeitstempel der Variable \u201eReturnToWorkDateFriendly\u201c in ein leserliches Datumsformat. Dies geschieht durch folgende Formel.<\/p>\n\n\n\n<p>Formel:<\/p>\n\n\n\n<pre class=\"wp-block-preformatted\">formatDateTime(variables('ReturnToWorkDate'),'<strong>dd.MM.yyyy<\/strong>')<\/pre>\n\n\n\n<p>Der Rest des Flows bleibt gleich, mit der Ausnahme, dass die Variable im Text eingef\u00fcgt wird.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild9-3.png\" alt=\"Out-of-Office bei unregelm\u00e4ssiger Arbeit\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>Wenn in Outlook ein Termin f\u00fcr Teilzeit erstellt wird, welcher von Donnerstag bis Freitag dauert, aktiviert Power Automate nun komplett autonom die automatischen Antworten bis Freitag, schreibt aber im Text, dass man erst ab Montag wieder erreichbar ist.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild10-3.png\" alt=\"\"\/><\/figure>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/twincapfirst.ch\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/Bild11-3.png\" alt=\"Out-of-Office bei unregelm\u00e4ssiger Arbeit\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>Wenn der Teilzeit Termin an einem Tag zwischen Montag und Donnerstag endet, steht im Text jeweils der n\u00e4chste Tag als Datum der R\u00fcckkehr.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-fazit\">Fazit<\/h2>\n\n\n\n<p>Mit Power Automate ist es m\u00f6glich, repetitive Arbeiten ganz einfach zu automatisieren, ohne dabei grosse Programmierkenntnisse zu besitzen. Aufgaben wie das Setzen von automatischen Antworten m\u00f6gen vielleicht unbedeutend erscheinen, wenn man sich aber dazu entscheidet, viele dieser kleinen Aufgaben zu automatisieren, kann man schlussendlich viel Zeit sparen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Out-of-Office bei unregelm\u00e4ssiger Arbeit braucht es Out-of-Office bei unregelm\u00e4ssiger Arbeit: Heute schauen wir uns an, wie wir mit Microsoft Power Automate einen einfachen Arbeitsschritt automatisieren k\u00f6nnen, welcher aber trotzdem immer wieder die Zeit von Mitarbeitenden beansprucht. Power Automate (ehemals Microsoft Flow) ist die Low-Code Plattform von Microsoft. 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