SharePoint Online Backup & Alternativen

Built-In-Werkzeuge

Backup und Restore unter Office 365 ist aus unserer Sicht eines der Themen, welches noch nicht die notwendige Aufmerksamkeit geniesst. Selbstverständlich kennt der geübte SharePoint-Administrator die eingebauten Schutzmechanismen. Manchen Unternehmen genügt dieser Office 365-Selbstschutz. In einer On-Premises-Welt gehören zudem 3rd-Party Backup-Tools, welche es einem ermöglichen auch granular Daten über einen Zeitraum von mehr als 30 oder 90 Tage in der Vergangenheit hinaus wiederherzustellen, zur Standard-Ausrüstung.

Dieser Blog befasst sich mit den Fakten und Möglichkeiten rund um SharePoint Online. Da sich die Dienste von Office 365 in stetiger Weiterentwicklung befinden, mögen nicht alle in diesem Blog getätigten Aussagen immer und ewig Beständigkeit haben. Grundsätzlich ist festzuhalten, was für SharePoint Online in Sachen Built-In-Werkzeugen gilt, gilt auch für OneDrive for Business. Auch den Office 365 Groups, welche ebenfalls den Speicher von SharePoint Online nutzen, stehen für die SharePoint-Inhalte dieselben Wiederherstellungs-Mechanismen zur Verfügung. Office 365 Groups selbst bleiben nach Ihrer Löschung für 30 Tage in einen „soft-deleted“ Status. In diesem Zeitraum können Office 365 Groups inkl. deren gesamter Inhalt auch mit dem built-in-tools wiederhergestellt werden. Während unter Exchange Online kein herkömmliches Backup „out of the box“ durchgeführt werden kann,  passiert unter SharePoint Online in Sachen Backup zumindest im Hintergrund das eine oder andere.

Was Microsoft im Hintergrund macht

  • Microsoft macht alle 12 Stunden einen Backup aller Site Collections
  • Microsoft kann bis auf 14 Tage zurück Daten wiederherstellen
  • Microsoft kann jeweils „nur“ die ganze Site Collection unter der ursprüngliche URL wiederherstellen (bestehende Daten werden also überschrieben)
  • Ein solcher Restore kann nur über einen Service Request, welcher über das Office 365-Portal eröffnet werden muss, realisiert werden
  • Bis ein solcher Restore von Microsoft durchgeführt wurde, können gut und gerne 2 – 4 Tag vergehen

Das Wiederherstellen von Site-Collections kann von Site Collection Administrator auch selbst durchgeführt werden – sofern sich eine Site Collection dann noch im Site Collection-Papierkorb befindet. Nach 30 Tagen werden Site Collections aus dem erwähnten Papierkorb endgültig gelöscht. Löschungen von SharePoint-Inhalt aus Sites, Listen, Libraries oder Folders werden zuerst in den „Papierkorb“ (First Stage Recycle Bin) verschoben. Eigene Daten kann ein Benutzer bis auf 93 Tage zurück selber wiederherstellen oder auch vom Papierkorb löschen. Zu bemerken ist, dass die Daten im Papierkorb zu den Storage Quotas angerechnet werden.

Daten, welche vom Papierkorb gelöscht werden, landen im „endgültigen Papierkorb“ (Second Stage Recycle Bin), worin die Daten nach maximal 93 Tagen nach ihrer effektive (ersten) Löschung entfernt werden. Ab diesem Zeitpunkt sind die Daten unwiderruflich gelöscht. Die Daten im „endgültigen Papierkorb“ werden nicht der Storage Quota angerechnet. Wiederherstellungen aus dem endgültigen Papierkorb können vom Site Collection Administrator durchgeführt werden.

Second Stage Recycle Bind
Spätestens beim Löschen aus dem Second Stage Recycle Bin wird auf die
maximale Retention-Time von 93 Tagen aufmerksam gemacht

Eine weitere erwähnenswerte Wiederherstellungs-Methoden unter SharePoint Online ist das „Versioning“, welches automatisch aktiv ist und es einem erlaubt per default bis auf 500 Versionen eines Dokumentes zurück zu greifen. Natürlich kann von SharePoint Online jederzeit via Windows Explorer ein Offline-Backup erstellt werden. Diese Methode ist jedoch schwerfällig, zudem verliert man die Meta-Daten auf Dateien, die durch ein Offline Backup gesichert wurden.

Aufgrund der bis hierhin beschriebenen Möglichkeiten kann mal leicht die wichtigsten Nachteile der Backup/Restore-Möglichkeiten identifizieren:

  • Die Generationen wiederherstellbarer Daten sind begrenzt (zwischen 14 und 93 Tagen)
  • Daten die man wiederherstellen muss, können nicht granular zurück gesichert werden, viel mehr werden bestehende Site Collections unter möglicherweise aktiv genutzten URL’s überschrieben

SkyKick Cloud Backup for Office 365

Unter SharePoint On-Premises schliessen an dieser Stelle 3rd Party Backup-Tools die Lücken. Jedoch sind dieselben Tools aktuell nicht oder noch nicht für SharePoint Online zu gebrauchen. Anstatt nun Link-Sammlung von potentiellen Anbietern aufzulisten, stellen wir einen Anbieter vor, mit welchem die Twincap First AG im Rahmen von Office 365-Backup/Restores zusammenarbeitet, respektive mit dessen Lösung schon diverse Kundenprojekte umgesetzt wurden. Die Werkzeuge der Cloud-Lösung von SkyKick bestechen durch eine äusserst einfache Bedienung und höchst interessanten Funktionalitäten (dies trifft für SharePoint Online, OneDrive for Business aber auch Exchange Online und zu):

  • Die Sicherungen können bis 6 x täglich erfolgen
  • Die Sicherungen können bis zu definierten Zeitspannen oder unlimitiert aufbewahrt werden
  • Der Backup der Daten erfolgt auf sicheren Azure Storage
  • Gelöschte oder neu erstellte Daten wie Site Collections oder Mailboxen werden automatisch erkennt und nicht mehr, bzw. eben neu gesichert

Skykick Dashboard
SkyKick Restore-Oberfläche für SharePoint Online

Fairerweise ist hierbei zu bemerken, dass auch Skykick noch nicht in der Lage ist  Office 365 Groups zu sichern oder wiederherzustellen, jedoch wird auch diese Funktion demnächst integriert werden.

Fazit

Wer SharePoint Online nutzt, dem stehen, ohne das hinzufügen von 3rd  Party-Tools, limitierte Backup/Restore-Möglichkeiten zur Verfügung. Wer diese Limitationen überwinden möchte, entsprechende Anforderungen im Bereich Aufbewahrungspflicht hat oder schlicht eine einfache Methode zur granularen Wiederherstellung von Daten aus SharePoint Online und OneDrive for Business will, sollte  sich mit Office 365 kompatiblen Zusatzlösungen wie z.B. derjenigen von SkyKick befassen.